La forma en que las empresas se reúnen ha cambiado para siempre. Antes, las conferencias presenciales eran las protagonistas. Ahora comparten protagonismo con las reuniones virtuales y, cada vez más, con formatos híbridos que combinan ambas modalidades. Cada enfoque tiene su razón de ser por diferentes motivos. Saber en qué destaca cada uno te ayuda a elegir el formato adecuado para cada momento y a sacar más partido a cada evento que organices.
Donde el contacto directo siempre gana
Sabes interpretar el lenguaje corporal, compartes el espacio y te dejas llevar por esas charlas informales que generan confianza. Las pantallas lo aplanan todo.
Conexión real
Las reuniones presenciales permiten establecer una conexión más personal entre los participantes. La capacidad de interpretar el lenguaje corporal, compartir el mismo espacio físico y mantener conversaciones informales fomenta un entendimiento más profundo y ayuda a crear vínculos.
Respuesta inmediata
Las interacciones presenciales en tiempo real facilitan la retroalimentación inmediata, lo que permite tomar decisiones y resolver problemas más rápido. Los participantes pueden plantear sus dudas y preguntas en el momento, lo que reduce la necesidad de comunicaciones posteriores.
Oportunidades de Networking
Las conferencias presenciales ofrecen oportunidades inigualables para establecer contactos. Las conversaciones informales durante los descansos o en los eventos de networking pueden dar lugar a contactos valiosos, alianzas y colaboraciones que rara vez se producen en un entorno virtual.
Concentración y compromiso
En un entorno presencial, hay menos distracciones, lo que se traduce en una mayor concentración y participación. Aproximadamente el 73 % de los profesionales admite que hace varias cosas a la vez durante las reuniones, y esto ocurre con mucha más frecuencia en las llamadas virtuales que en las reuniones presenciales.
Las desventajas son reales. Los gastos de viaje, el alojamiento y el tiempo que pasas fuera de la oficina se acumulan rápido, sobre todo para los equipos internacionales. Los eventos presenciales pueden dejar fuera a personas con dificultades de movilidad o que no pueden viajar. Y la huella de carbono que supone llevar a todo el mundo en avión a un mismo lugar es cada vez más difícil de justificar.
Lo que mejor se le da a lo virtual
Las reuniones virtuales sí que tienen su lugar en el ámbito de las reuniones y los eventos. Vemos que las empresas las utilizan con un objetivo claro: reuniones generales, formación, actualizaciones globales… en cualquier situación en la que la escala, el coste o el acceso sean más importantes que la presencia física.
- Menor coste. Sin vuelos, sin hoteles, sin alquiler de locales. El presupuesto te cunde más.
- Alcance global. Cualquiera, esté donde esté, puede apuntarse. Eso amplía tu reserva de talento y aporta voces más diversas al proyecto
- Flexibilidad. La gente se conecta desde su propio escritorio. Sin tiempos de desplazamiento, mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y más facilidad para coordinar horarios entre diferentes zonas horarias
- Un registro integrado. Las grabaciones, los historiales de chat y los archivos compartidos dejan un rastro que puedes volver a consultar. Es útil para tomar decisiones y para cualquiera que se lo haya perdido.
Pero lo virtual tiene sus límites. Te pierdes las señales no verbales que hacen que las relaciones funcionen. Los problemas técnicos pueden provocar retrasos, cortes de conexión o que el software no funcione bien, lo que hace que las sesiones se descarrilen y pone a prueba la paciencia de todos. Las distracciones de casa y de la oficina te hacen perder la concentración. Y hablar de información confidencial por teléfono significa tomarte la seguridad muy en serio.
El auge de los eventos híbridos
El mundo de las reuniones y los eventos ha evolucionado. Los eventos híbridos combinan el atractivo de la interacción presencial con el alcance y la eficiencia de las audiencias virtuales, y se están convirtiendo rápidamente en la opción por defecto, en lugar de ser una solución de compromiso. Muchas empresas B2B obtienen un retorno de la inversión positivo al organizar un evento híbrido, gracias a que llegan a un público más amplio y a que el contenido sigue vivo mucho tiempo después de que termine el evento.
Los eventos híbridos se han renovado. Ya no se trata simplemente de una retransmisión en directo añadida a un evento presencial. La tendencia es hacia una experiencia totalmente integrada que atienda por igual al público presencial y al virtual, y hacia la participación activa en lugar del visionado pasivo. La tecnología se encarga de lo más complicado:
- La IA se suma a la mezcla: el 70 % de los profesionales de eventos de todo el mundo ya usan la IA en su trabajo, desde cámaras con seguimiento automático y subtítulos en directo hasta resúmenes con lo más destacado y agendas personalizadas
- Capas inmersivas: la RA y la RV están fusionando lo físico y lo digital; los asistentes virtuales exploran un recinto ferial en 3D mientras que el público presente en la sala ve gráficos de RA en el escenario
- Contenido que se difunde: los vídeos cortos para redes sociales que se publican en cuestión de horas alargan la vida útil y el alcance de un mismo evento
Encontrar el equilibrio
No hay una respuesta correcta que sirva para todos los casos. El mejor formato depende de tu agenda, de tu público y de lo que quieras conseguir. Una negociación a nivel de consejo de administración requiere una sala presencial. Una reunión global con todo el personal requiere una retransmisión en directo. La mayoría de los eventos se sitúan en algún punto intermedio, y el formato híbrido te da la flexibilidad para adaptarte a ambos.
Adapta el formato al momento. Valora los objetivos, a las personas y lo que está en juego, y luego diseña en función de ellos. Si lo haces bien, maximizarás la productividad, ampliarás la participación y estarás preparado para lo que te depare el próximo encargo.
Sea cual sea la opción que mejor se adapte a tu evento y a tu negocio, el equipo de ALTOUR está aquí para ayudarte a valorarla y acertar con la decisión. Te orientaremos hacia el formato que mejor se ajuste a tus objetivos y trabajaremos para que tu evento se desarrolle sin contratiempos y salga tal y como tú lo necesitas. Vamos a ver cómo podemos ayudarte con tu programa de reuniones y eventos.
