Ahora que el año llega a su fin, muchas organizaciones tienen que lidiar con dos prioridades a la vez, lo que supone un montón de trabajo de planificación. Todavía hay que ultimar los eventos del primer trimestre, desde las reuniones de lanzamiento de ventas y las reuniones de directivos hasta los programas de incentivos que acaban de aprobarse. Al mismo tiempo, ya están llegando los presupuestos para 2027, lo que te da la oportunidad de adelantarte al resto del calendario de eventos del año.
En todos los programas internacionales que llevamos a cabo, hay un patrón que se repite en casi todos los tipos de eventos. Cuanto antes empiece la conversación, más opciones habrá sobre la mesa y más se podrá sacar partido al presupuesto.
Céntrate primero en el primer trimestre
Todavía hay margen para planificar tus eventos de enero a marzo, aunque el margen dependa del tipo de evento. Las reuniones más pequeñas, las sesiones de liderazgo y los encuentros regionales suelen organizarse en unas pocas semanas, sobre todo si hay cierta flexibilidad en cuanto a la ubicación o las fechas.
Los grandes eventos de lanzamiento de ventas, los viajes de incentivo y las reuniones internacionales ya son otra historia a estas alturas. El espacio en los recintos es más limitado, cuesta más conseguir vuelos para grupos y hay que planificar con más antelación la comunicación con los asistentes. Los eventos del primer trimestre que vemos que se organizan bien en esta fase suelen buscar lugares fuera de los centros urbanos principales, eligen fechas que no se llenan tan rápido y toman decisiones con rapidez.
Qué hay que reservar ya y qué puede esperar
Los plazos de preparación dependen del tamaño y el alcance del evento. Doce semanas suelen bastar para una reunión pequeña. Para una reunión nacional de ventas, un incentivo internacional o una gran conferencia, se necesitan plazos más largos. Estos son los plazos de planificación que vemos que funcionan en todos los programas, y lo que significan de cara a 2027.
Reuniones pequeñas, de 6 a 12 semanas. Sesiones de liderazgo , reuniones de la junta directiva y jornadas de equipo. Las reuniones a partir de marzo pueden esperar hasta el año que viene, siempre y cuando se reserve la fecha en las agendas.
Reuniones regionales, de 3 a 6 meses. Son reuniones a las que acuden personas de varias ciudades o de una misma región. Ya hay que empezar a planificar las reuniones de primavera y principios de verano de 2027.
Reuniones nacionales de ventas, de 6 a 12 meses. Para ellas se necesitan salas de reuniones grandes, suficientes habitaciones y aire acondicionado para grupos, y otras empresas también están buscando el mismo espacio. Las reuniones de mediados de 2027 tienen que estar ya en el mercado, y las de enero de 2028 deben empezar antes de la primavera.
Incentivos internacionales, de 9 a 18 meses. Los viajes de incentivo dependen de los vuelos en grupo, los complejos turísticos en temporada alta y los socios locales sobre el terreno. Los viajes para finales de 2027 hay que empezar a planificarlos ya, y los programas de 2028 pueden empezar a tomar forma a mediados de año.
Grandes congresos, de 12 a 24 meses. Los recintos con capacidad suficiente para un congreso importante suelen reservar su espacio con más de un año de antelación. La mayoría de los congresos de 2027 ya están contratados a estas alturas, por lo que 2028 es el año ideal para buscar opciones.
Fiestas navideñas, de 6 a 12 meses. Las fechas de principios de diciembre en los mejores locales se agotan primero en todas las ciudades importantes en las que trabajamos. Vale la pena reservar las fiestas de diciembre de 2027 entre enero y junio.
Ver el año desde esta perspectiva no solo te ayuda con los lugares de celebración. Las reuniones de directivos, los viajes de incentivo, los eventos para clientes y las fiestas navideñas compiten por el mismo espacio y el mismo presupuesto, y tener una visión global de todo el año evita que una cosa acabe desplazando a otra.
Echa un vistazo al calendario global antes de comprometerte
Tu propio calendario de eventos es solo la mitad del panorama. Lo que haya de nuevo en el destino puede determinar si un lugar está libre y cuánto te costarán las habitaciones de los alrededores.
Grandes eventos y precios de los hoteles
Cuando llega a la ciudad un gran evento deportivo, un festival o una convención que abarca toda la ciudad, los hoteles se llenan y las tarifas suben, a menudo durante varios días antes y después del evento. Las reservas de habitaciones para grupos suelen agotarse primero, porque los hoteles pueden vender esas habitaciones por separado a un precio más alto. El año 2027 tiene una agenda muy apretada en todas las regiones.
En América, el CES llena Las Vegas del 6 al 9 de enero, y la Super Bowl LXI llega a la zona de Los Ángeles el 14 de febrero. Las grandes ferias médicas, tecnológicas e industriales tienen el mismo efecto en ciudades como Chicago, Orlando y San Francisco a lo largo del año, y casi nunca salen en las noticias.
En Latinoamérica, el Carnaval se celebra del 5 al 9 de febrero en todo Brasil; Brasil acoge la Copa Mundial Femenina de la FIFA del 24 de junio al 25 de julio, y Lima acoge los Juegos Panamericanos desde finales de julio hasta agosto.
En Asia-Pacífico, el Año Nuevo Lunar cae el 6 de febrero, y durante esas vacaciones cierran muchos negocios y las redes de transporte de toda la región se llenan durante una semana o más. La «Semana Dorada» del Día Nacional de China, a principios de octubre, tiene un efecto similar. Pekín acoge el Campeonato Mundial de Atletismo a mediados de septiembre, y Australia acoge la Copa del Mundo de Rugby del 1 de octubre al 13 de noviembre.
En Europa, el Tour de Francia empieza en Edimburgo el 2 de julio, coincidiendo con Wimbledon y el Gran Premio de Gran Bretaña, y la Ryder Cup se celebra en Adare Manor, en Irlanda, a mediados de septiembre.
Los problemas que más líos nos dan son los que nadie se dio cuenta de que existían hasta que nos llegó el presupuesto del hotel.
El momento del año es más importante cuando los asistentes necesitan alojamiento
Cuando reservas un viaje de incentivos y los participantes necesitan un sitio donde dormir, la época del año importa mucho más, y la temporada adecuada depende del destino al que vayas. Los hoteles de ciudad tienen más afluencia de lunes a jueves y suelen tener más disponibilidad y tarifas más asequibles los fines de semana, mientras que en los complejos turísticos suele ser al revés.
Las temporadas altas también varían de una región a otra. En EE. UU. y Europa, la primavera y el otoño son los meses de mayor actividad para las reuniones. En México y el Caribe, la temporada alta va de diciembre a abril, que es también cuando se suelen reservar muchos viajes de incentivos. En Sudamérica y Australia, de diciembre a febrero es la temporada de vacaciones de verano. En gran parte de Asia, el Año Nuevo Lunar y los días festivos nacionales influyen más en la disponibilidad que el tiempo.
El tamaño del grupo reduce rápidamente las opciones. Veinte habitaciones casi nunca son un problema. Pero doscientas habitaciones en un solo hotel, para las mismas noches y con espacio para reuniones incluido, eso deja solo un puñado de establecimientos en la mayoría de las ciudades, y ellos reservan ese espacio para quien lo pida primero.
Cómo el abastecimiento estratégico te abre más opciones
Cuanto con más antelación se planifique un programa, más posibilidades tendrá el equipo de abastecimiento para sacarle partido. En todos los programas que gestionamos, hay tres cosas que marcan la diferencia.
Relaciones con hoteles de todo el mundo. ALTOUR aporta más de 20 000 millones de dólares en poder de compra a las negociaciones con hoteles y recintos. Esas relaciones de larga duración suelen suponer un acceso más rápido a los espacios, mejores tarifas y condiciones más flexibles, desde los principales hoteles de las ciudades hasta complejos turísticos y recintos únicos.
Socios locales sobre el terreno. Para eventos e incentivos internacionales, colaboramos con empresas de gestión de destinos (DMC) de confianza en cada región. Conocen los recintos, los proveedores locales, las costumbres y las temporadas, y se encargan de los traslados, las actividades y la logística in situ que hacen que un programa internacional funcione.
Gestión conjunta de viajes y reuniones. Como ALTOUR se encarga tanto de los viajes de negocios como de las reuniones y eventos —incluidos los desplazamientos de los asistentes, los vuelos en grupo y el evento en sí—, todo queda en manos de un único socio. La concentración del gasto refuerza la capacidad de negociación, y disponer de una visión global de los viajeros y asistentes facilita el cumplimiento del deber de cuidado si los planes cambian.
Tecnología que mantiene el programa conectado
Un año entero de eventos en varias regiones implica un montón de cosas que coordinar. Las inscripciones, la gestión de los asistentes y las reservas de hotel se gestionan a través de Cvent, que nuestro equipo de tecnología para eventos configura y gestiona, así que los clientes pueden usar la plataforma sin necesidad de tener su propio administrador.
Esos datos se integran en ALTOUR iQ, nuestra plataforma de inteligencia que reúne en una única vista la información sobre tus eventos, viajes, finanzas, proveedores y CRM. Los organizadores y los equipos financieros ven las inscripciones, las reservas de hotel y los gastos en un solo sitio, pueden detectar cuándo las reservas de habitaciones se quedan cortas antes de que se convierta en una penalización, y pueden comparar cada evento con el anterior. La tecnología se encarga de la parte técnica, lo que te deja más tiempo para el arte de diseñar un evento que la gente recuerde.
Cómo sacar más partido a tu presupuesto de 2027
El momento es tu mayor oportunidad y, si puedes adelantar un evento una semana o cambiar la llegada al domingo, eso puede influir más en el presupuesto del hotel que cualquier negociación. Si tienes en cuenta todas las formas en las que puedes ajustar los eventos, seguirás pudiendo ofrecer la experiencia que deseas. Reservar una serie de eventos a la vez, en lugar de una fecha cada vez, te da más margen para negociar tarifas y condiciones.
Trabajar con un socio
Si quieres que alguien eche un vistazo a tus planes para el año que viene, mándanos tu lista de eventos para 2027, aunque solo sean fechas aproximadas y un número estimado de asistentes. La compararemos con los plazos de preparación y el calendario global, señalaremos cualquier conflicto y te diremos qué hay que reservar ya y qué puede esperar.
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