Algunos de los mejores organizadores de eventos corporativos de cualquier empresa ni siquiera tienen la palabra «evento» en el título de su puesto. Son los asistentes ejecutivos y los asistentes personales que se encargan de las reuniones fuera de la oficina de la dirección, la cena con los clientes o la reunión de lanzamiento de ventas, y hacen que todo parezca fácil, aunque en realidad hay mucho trabajo detrás.
Vemos que EA planifica los eventos con el mismo rigor que un gestor de proyectos pone en un lanzamiento: se encargan del calendario, la implicación de las partes interesadas, el presupuesto y los resultados.
Entonces, ¿qué diferencia a un evento que tiene éxito de uno que simplemente ocurre? Hay algunas cosas que se repiten una y otra vez.
Los buenos organizadores de eventos corporativos empiezan por una pregunta, no por un lugar
Hay una tendencia natural a empezar por el lugar de celebración. Esa es la parte divertida, la parte tangible, lo que te puedes imaginar. Pero los organizadores de eventos corporativos que siempre aciertan suelen dejar de lado ese instinto y plantearse primero una pregunta más profunda: ¿para qué sirve realmente este evento?
Parece obvio. Tienes una reunión fuera de la oficina destinada a coordinar al equipo directivo, pero no se parece en nada a una pensada para premiar al equipo de ventas, y la diferencia se nota en cada decisión posterior, desde la sala hasta el orden del día. Cuando el objetivo está claro y por escrito, determina un montón de decisiones menores que vendrán después. Cuando no está claro, esas decisiones se toman por corazonadas y el presupuesto se va disparando sin que te des cuenta.
Esos mismos planificadores suelen definir al mismo tiempo cómo se mide el éxito. No es que a todo el mundo le encanten los KPI, sino que decir «ha salido bien» es difícil de defender cuando llegan las facturas y alguien pregunta qué se ha sacado de todo eso.
Calendarios y plazos para la organización de eventos
Si le preguntas a organizadores con experiencia por qué salen mal los eventos, rara vez dirán que es por el lugar o el catering. Lo más habitual es que sea por el tiempo. Se trata de un plazo que correspondía a un proveedor, no a ellos, y que se les pasó por alto sin que se dieran cuenta.
El hábito que te protege de eso no tiene nada de glamuroso: empieza por la fecha final y deja que los puntos fijos sirvan de referencia para todo lo demás. Plazos de pago, visitas previas, fechas límite para confirmar asistencia, inicio de las inscripciones. Esas fechas no cambian para nadie, así que los planes más sólidos se construyen en torno a ellas, en lugar de basarse en ilusiones.
Un plan aproximado de 12 semanas suele ser algo así:
Semana 12: el trabajo estratégico, los objetivos, la aprobación del presupuesto, la coordinación con las partes interesadas,
Semana 10: el pliego de condiciones, el perfil de los delegados y la búsqueda del lugar de celebración.
Semana 8: preselección, visitas a las instalaciones y contratos. Es el momento de definir el marco del programa y ocuparse de los requisitos adicionales de los proveedores.
Semana 6: se firman los contratos con el recinto y los proveedores, se establece un plan de comunicación y se envían las invitaciones para reservar la fecha y/o se abre el plazo de inscripción.
Semana 4: ya se ha confirmado el programa, se han cerrado los ponentes, se ha preparado el equipo audiovisual y se ha planificado la experiencia de los asistentes.
Semana 2: ya se han confirmado los últimos detalles logísticos, se ha fijado el guion de rodaje y se han enviado las últimas instrucciones.
El día del evento: ponlo en marcha, participa y disfruta de todo el esfuerzo que has dedicado.
Lo que distingue discretamente los planes tranquilos de los caóticos es la responsabilidad. Cada tarea tiene un nombre asociado. «Alguien se encargará del material audiovisual» es, sin duda, la forma en que ese material no acaba de organizarse.
Seguimiento de los presupuestos
Si no se controlan de cerca, los presupuestos pueden desvanecerse. Puede ser un gasto que nadie haya señalado a tiempo, uno que solo estuviera en la cabeza de alguien en vez de en la hoja de cálculo, o una imprevista que pareciera opcional hasta que dejó de serlo.
Los organizadores de eventos corporativos que mantienen el control suelen fijar todos los costes desde el principio: el lugar de celebración, el alojamiento, el catering, el equipo audiovisual, la imagen de marca, la inscripción, el transporte, las actividades, los obsequios, el entretenimiento, los ponentes y una reserva del 10 % para imprevistos, que retienen por principio. Luego van haciendo un seguimiento sobre la marcha, en lugar de tener que cuadrar las cuentas a toda prisa al final. No se trata tanto de saber manejar hojas de cálculo, sino más bien de negarte a dejar que los gastos se mantengan ocultos hasta que sea demasiado tarde para planificarlos.
También hay un aspecto relacionado con las relaciones. Los organizadores que le dicen al lugar cuál es su rango de precios aceptable ya en la primera llamada suelen conseguir mejores ofertas que los que no revelan su presupuesto. Esto se debe a que la mayoría de los lugares ofrecen paquetes, y te dan mejores precios cuando saben qué es lo que quieres conseguir —lo que nos lleva de nuevo a la importancia de fijar objetivos—.
A menudo, lo que realmente se espera no se dice en voz alta
Los mejores organizadores de eventos corporativos saben instintivamente que al equipo directivo casi nunca le importa la logística. Les preocupa más la imagen que les da el evento.
Desde ese punto de vista, la imagen, el aspecto y el ambiente del lugar suelen ser lo más importante, así como que tu equipo y tus clientes se vayan impresionados. Ese es el objetivo oculto tras el objetivo, y un organizador de éxito lo tiene muy presente en su proceso de toma de decisiones. Es decir, ves cómo los directivos se implican en las decisiones que más influyen en la percepción, como la elección del lugar y la lista de invitados, mientras que los cientos de pequeños detalles se gestionan discretamente y fuera de la vista de todos. Por eso el equipo directivo valora tanto recibir una actualización breve y clara en los momentos clave, más que un comentario continuo.
Donde se unen las relaciones, el arte y la ciencia
Cuando hablas con gente que ha organizado un montón de eventos, se ve un patrón claro. Los que tienen éxito suelen darse donde se cruzan tres cosas.
Ahí está la clave. Los eventos dependen de la gente: la confianza entre el organizador y su responsable, la buena relación con los proveedores, cómo reacciona el equipo del lugar cuando surge un imprevisto a última hora. Esas relaciones son las que convierten un plan en una realidad y las que permiten a los buenos organizadores actuar rápido cuando hace falta, porque trabajan con gente que ya los conoce y sabe de qué va el proyecto.
Y luego está el arte. Es decir, la sensación que tiene la gente antes, durante y después del evento. Son esos momentos los que hacen que la gente deje a un lado el móvil. Un buen diseño del evento, centrado en el mensaje adecuado y en el perfil de los invitados, es lo que lo convierte en algo extraordinario.
Y ahí está la parte científica. Las pruebas de lo que funcionó, lo que llamó la atención de la gente y el rendimiento real de la inversión. Es lo que convierte una buena noche en un resultado que vale la pena repetir, y lo que le da al planificador la respuesta cuando los jefes preguntan si ha merecido la pena.
La mayoría de los eventos tienen uno o dos de estos elementos. Los que se quedan grabados en la memoria tienen los tres, y todos van en la misma dirección.
Saber cuándo un evento se ha vuelto demasiado grande para que lo gestione una sola persona
Hay un momento que muchos organizadores de eventos corporativos reconocen bien. El evento sigue siendo suyo, siguen siendo los responsables de la visión y de la relación con su directivo, pero la envergadura ha superado poco a poco lo que una sola persona puede asumir. Más países, más proveedores, más detalles de los que cabe en una agenda.
Ese suele ser el momento en el que un socio empieza a tener sentido. No para tomar el control, sino para trabajar codo con codo con el organizador, de modo que este mantenga el control mientras se comparte la carga operativa.
Esa es precisamente la función para la que está pensado el equipo de reuniones y eventos de ALTOUR. Trabajamos como una extensión de tu equipo, encargándonos de la gestión global del programa, la búsqueda de sedes, la negociación de contratos, las inscripciones, la comunicación con los asistentes, la logística y el apoyo in situ, mientras que tú, como organizador, te centras en mantener la visibilidad y las relaciones que realmente importan.
ALTOUR lleva más de 25 años haciendo que los eventos sean extraordinarios y somos expertos en las relaciones, el arte y la ciencia. Y con ALTOUR iQ detrás, que se encarga de la parte científica, tenemos datos claros sobre cómo ha ido el evento. Así que cuando el ejecutivo te pregunte si ha merecido la pena, la respuesta ya está ahí.
Porque los mejores eventos nunca se han tratado realmente de hacerlo todo solo. Se trataba de saber qué es lo que te hace funcionar y de tener a tu lado a las personas adecuadas para hacerlo realidad.
Para ayudarte con tu próxima reunión o evento, reserva una consulta sin compromiso con el equipo de reuniones y eventos de ALTOUR: https://altour.com/es/contacto
