Cómo ALTOUR One ofrece a las pequeñas y medianas empresas más opciones, visibilidad y control sin la complejidad de un programa de viajes corporativo tradicional.
Para muchas pequeñas y medianas empresas, los viajes sin gestionar funcionan… hasta que dejan de hacerlo.
Al principio, puede parecer bastante sencillo. Los empleados reservan vuelos, hoteles y coches de alquiler dondequiera que encuentren la mejor opción. Los equipos de finanzas concilian los gastos después del viaje. Los jefes confían en que los viajeros tomen decisiones responsables.
Pero a medida que aumentan los viajes de negocios, ese enfoque informal se vuelve cada vez más difícil de mantener.
El problema de los viajes sin control
Para las empresas en expansión, tener las reservas dispersas puede suponer varios retos:
- Ahorros perdidos por reservas no gestionadas o que no cumplen con la política de la empresa
- Datos dispersos en varias plataformas y proveedores
- Más trabajo para los equipos de finanzas y operaciones
- La falta de visibilidad sobre la actividad y el gasto de los viajeros: un riesgo cada vez mayor en materia de deber de diligencia
- Es difícil hacer cumplir la política de viajes antes de que se realicen las compras
- Menos control cuando surgen imprevistos o los viajeros necesitan ayuda
En muchas organizaciones, los viajes se convierten en un gasto que se revisa a posteriori, en lugar de ser un programa que se pueda gestionar en tiempo real. Eso supone un problema para cualquier empresa que intente tomar decisiones más acertadas sobre el gasto, el riesgo y el crecimiento.
La falta de visibilidad también supone un problema cada vez mayor en materia de deber de diligencia. Cuando las reservas están dispersas entre cuentas personales, páginas web de consumidores y extractos de tarjetas de crédito, las empresas no tienen ninguna forma fiable de saber dónde están sus viajeros en un momento dado. En caso de interrupción del servicio, incidente de seguridad o emergencia médica, esa falta de supervisión hace que sea más difícil y lento localizar a los empleados, prestarles apoyo y traerlos de vuelta a casa sanos y salvos. El deber de cuidado ya no es solo una responsabilidad de la empresa; es una obligación legal, ética y de reputación para organizaciones de cualquier tamaño.
Por qué los modelos tradicionales no siempre encajan
Los programas tradicionales de gestión de viajes solían diseñarse para grandes empresas que contaban con equipos especializados en viajes, políticas complejas y los recursos necesarios para gestionar un programa a gran escala.
Para las empresas pequeñas y medianas, ese modelo puede parecer excesivo: demasiados trámites, carga administrativa y una complejidad que no se ajusta a la forma en que sus equipos viajan realmente.
Al mismo tiempo, los viajes sin gestión no son una alternativa sostenible. Las empresas siguen necesitando ahorro, visibilidad, controles de las políticas de viaje, asistencia a los viajeros y saber con claridad en qué se gasta su dinero.
ALTOUR One ofrece una alternativa diferente.
Un modelo de mercado diseñado para los viajes de negocios modernos
ALTOUR One es una plataforma de viajes centrada en el ámbito digital, diseñada para empresas con necesidades de viaje cada vez mayores, pero sin la complejidad de un programa para grandes empresas.
En lugar de que los empleados tengan que ir de una página a otra para comparar opciones, ALTOUR One ofrece a los viajeros un único lugar donde buscar, comparar y reservar lo que necesitan. La plataforma reúne conexiones directas y contenido de proveedores de vuelos, hoteles, coches y trenes, junto con opciones más amplias del mercado, para que los viajeros puedan encontrar, comparar y reservar todo lo que necesitan en un solo sitio, con categorías de contenido adicionales disponibles para facilitar itinerarios más complejos a medida que crecen las empresas.
Ese enfoque de mercado es importante porque ofrece a ambas partes lo que necesitan:
- Los viajeros tienen más opciones y una experiencia de reserva más sencilla
- Las empresas ganan en visibilidad y control
- Los equipos de finanzas disponen de informes más claros
- Los responsables tienen una visión más completa de la actividad de viajes y del gasto
Cuando los viajeros pueden encontrar buenas opciones en un solo sitio, tienen menos motivos para reservar en otro lugar. Eso ayuda a reducir las reservas dispersas, a mejorar la aceptación del programa y a atraer más actividad de viajes de vuelta al programa.
Ahorro, flexibilidad y visibilidad, todo en un solo sitio
ALTOUR One está diseñado para ayudar a las empresas a conseguir un ahorro de hasta el 20 % gracias a un mejor acceso al contenido, controles de políticas más estrictos y una mayor visibilidad del gasto en viajes.
La plataforma también ofrece a los viajeros tarifas prepagadas reembolsables, lo que les permite conseguir precios más bajos sin perder la flexibilidad de cancelar las reservas que cumplan los requisitos y recuperar su dinero. Para las pequeñas y medianas empresas, esa combinación de ahorro y flexibilidad puede resultar especialmente valiosa.
Pero el ahorro es solo una parte de la historia. ALTOUR One también ayuda a las empresas a entender qué está pasando en su programa de viajes, incluyendo:
- Qué reservan los empleados
- Adónde van de viaje
- Cuánto está gastando la empresa
- Si las reservas cumplen con la política
- Dónde puede haber más oportunidades de ahorro
Esa visibilidad ayuda a convertir los gastos de viaje de un gasto disperso en un programa medible y gestionable. Y lo que es igual de importante, esa visibilidad respalda el deber de diligencia. Al contar con una única fuente fiable de información sobre la ubicación y los itinerarios de los viajeros, las empresas pueden actuar con rapidez ante cualquier interrupción, riesgo de seguridad o emergencia, protegiendo así tanto a su personal como a su negocio.
Control sin complicaciones innecesarias
Una de las principales ventajas de ALTOUR One es que facilita el cumplimiento normativo ya en el momento de la reserva.
Su sistema de políticas de «semáforos» ayuda a los viajeros a entender claramente qué opciones están permitidas, cuáles requieren notificación y cuáles no se pueden comprar. En lugar de basarse solo en autorizaciones o en la revisión de los gastos a posteriori, las empresas pueden orientar las decisiones antes de que se produzca el gasto.
La plataforma también admite:
- Cuadros de mando de informes en tiempo real
- Funcionalidades de pagos y gestión de gastos conectadas
- Visibilidad de los viajeros
- Asistencia de agentes con sede en EE. UU. las 24 horas del día, los 7 días de la semana
- Herramientas para ayudarte a recuperar los créditos de aerolíneas que no has usado
- Implementación en días en lugar de meses
Y como ALTOUR One no necesita un gestor de viajes específico, ofrece a las empresas en crecimiento la estructura de un programa gestionado sin añadir una carga administrativa innecesaria.
Una forma más inteligente de gestionar los viajes de negocios
A medida que las empresas en crecimiento superan la etapa de los viajes sin gestión, necesitan un enfoque más estructurado que se adapte a su tamaño, ritmo de crecimiento y necesidades operativas.
ALTOUR One ofrece a estas empresas más opciones sin perder el control, más visibilidad sin añadir complejidad y más ahorro, al tiempo que facilita el proceso de reserva y la experiencia de viaje a los empleados.
Los viajes de negocios no deberían estar dispersos por docenas de plataformas, ocultos en informes de gastos o gestionados sin una visión clara del gasto y de la actividad de los viajeros.
Con ALTOUR One, todo lo que necesitan los viajeros de negocios está en una sola plataforma, lo que ofrece a las empresas una forma más inteligente de gestionar los viajes hoy en día y la flexibilidad necesaria para adaptarse a medida que crecen.
Mira cómo funciona ALTOUR One: reserva una demostración entrando en one.altour.com.
