Las políticas de viajes corporativos son cada vez más estrictas. El cumplimiento no mejora necesariamente.
Esa es la tensión que subyace en una nueva investigación desarrollada en colaboración entre ALTOUR y la Global Business Travel Association (GBTA), y es algo que la mayoría de los gestores de viajes reconocerán de inmediato.
En toda Norteamérica, las organizaciones están endureciendo las normas para gestionar los costes, los riesgos y la gobernanza. Sin embargo, los datos muestran una brecha creciente entre el diseño de las políticas y el comportamiento real de los viajeros.
Los datos se refieren a Norteamérica, pero las implicaciones son globales.
Para explorar qué está impulsando este cambio y qué significa en la práctica, ALTOUR y la GBTA organizaron recientemente un seminario web en el que participaron el Dr. John Rose, director de Riesgos y Seguridad de ALTOUR; Michael Boult, director comercial; y Mark Sharoff, director sénior de Investigación de la GBTA.
Políticas más estrictas, mayores discrepancias
El estudio muestra una clara tendencia hacia una gestión más estricta:
- El 32 % de los gestores de viajes afirma que su política es más estricta que hace tres años
- Solo el 5 % afirma que las políticas se han vuelto más flexibles
Al mismo tiempo:
- El 51 % de las políticas supera las 10 páginas
- El 24 % supera las 20 páginas
Este endurecimiento se produce en un contexto de creciente responsabilidad. Se espera que los equipos de viajes gestionen los costes, el deber de diligencia, la accesibilidad y la experiencia de los viajeros, a menudo sin personal adicional.
¿El resultado? Más estructura sobre el papel. Más fricciones en la práctica.
Las políticas extensas no solo son ineficaces. Suponen un obstáculo para su cumplimiento
Los empleados no leen los documentos normativos extensos.
Los estudios citados durante el seminario web muestran que la capacidad de atención media en una sola tarea se ha reducido a tan solo 47 segundos. Sin embargo, más de la mitad de las políticas de viajes superan las 10 páginas y solo el 14 % se ha acortado en los últimos años.
No es de extrañar que:
- El 32 % de los empleados que incumplen la política lo hacen porque no la han leído o no la han entendido. No se trata de un problema de disciplina. Es un problema de diseño.
Los programas líderes están adoptando un enfoque por niveles:
- Una política exhaustiva para la gobernanza
- Una versión simplificada de una página para el uso diario
- Orientaciones breves y específicas para cada función, proporcionadas en el momento oportuno
El vídeo se está convirtiendo en una herramienta poderosa. El 64 % de los gestores de viajes afirma que valoraría los vídeos explicativos generados por IA para comunicar la política de forma clara y coherente.
El incumplimiento de las normas no se debe a una falta de voluntad, sino a la falta de experiencia
El mayor reto en materia de cumplimiento sigue siendo la realización de reservas fuera de los canales autorizados.
- El 87 % de los programas requiere herramientas de gestión de reservas
- Sin embargo, el 35 % afirma que las reservas fuera de los canales siguen siendo su principal problema
La fuga de reservas de hotel sigue siendo una preocupación importante, ya que el 28 % cita las reservas de hotel fuera de la política como un reto clave.
Los viajeros no están ignorando deliberadamente la política. Están tomando decisiones basadas en la comodidad, la familiaridad, el valor percibido y los beneficios de fidelidad.
La conclusión es clara: si el camino que cumple con la política parece más difícil, más lento o más limitado, los viajeros buscarán alternativas.
Los programas con visión de futuro están respondiendo de la siguiente manera:
- Ampliando el contenido dentro de las herramientas aprobadas, incluyendo tarifas web junto con las tarifas negociadas
- Mejorando la visibilidad para que los viajeros no sientan la necesidad de buscar en otros sitios
- Utilizando estrategias de pago, como tarjetas virtuales, para reducir los incentivos de realizar reservas fuera de la política
Aunque las políticas se están endureciendo en materia de costes, el riesgo sigue sin recibir la atención que merece
El riesgo, la accesibilidad y la inclusión siguen sin estar suficientemente desarrollados en muchas políticas de viajes.
- Solo el 13 % de las políticas aborda de forma rigurosa la accesibilidad
- Apenas el 19 % ofrece orientaciones claras para las diversas necesidades de los viajeros
Al mismo tiempo, los incidentes reales siguen poniendo de manifiesto las consecuencias de una visibilidad deficiente y de los viajes no gestionados, especialmente cuando las reservas se realizan fuera de los canales autorizados.
Los viajes de ejecutivos e invitados añaden aún más complejidad:
- El 35 % de las empresas cuenta con políticas específicas para altos directivos
- Solo el 13 % dispone de políticas formales para personas que no son empleados
Sin marcos claros y coherentes, las excepciones se vuelven informales y el riesgo resulta más difícil de gestionar.
Las organizaciones líderes están abordando esta cuestión mediante:
- La formalización de políticas para ejecutivos y viajeros invitados
- La definición de estándares de seguridad más elevados para el alojamiento y el transporte
- La garantía de que la cobertura del deber de diligencia se extienda a todos los tipos de viajeros
Qué se considera «bueno»: puntos de referencia que importan
El estudio ofrece puntos de referencia prácticos en categorías clave:
Viajes en avión
- El 64 % permite la clase Premium Economy al menos en algunas ocasiones
- La clase Business suele permitirse en vuelos de más de 5-6 horas
- El 58 % nunca permite la clase Basic Economy debido a restricciones
Hoteles
- El 53 % prohíbe las plataformas de alojamiento compartido
- Solo el 30 % aplica límites de tarifa fija; muchos se basan en directrices de precios «razonables»
Comidas y transporte terrestre
- El 75 % establece límites para comidas o dietas
- Las políticas de transporte terrestre siguen siendo flexibles, equilibrando el coste y la comodidad
Estos puntos de referencia no tienen que ver con la conformidad. Se trata de comprender en qué punto se encuentra su programa y en qué aspectos puede estar desfasado con respecto a sus homólogos o a las expectativas de los viajeros.
El cambio: de documento normativo a experiencia integrada
En ALTOUR, consideramos que se trata de un cambio fundamental.
La política de viajes ya no es solo un documento. Es un marco operativo que debe integrarse en las herramientas de reserva, los datos y la propia experiencia del viajero.
Los programas que lo están haciendo bien no están redactando políticas más extensas. Están rediseñando la forma en que se transmite la política.
Esto incluye:
- Integrar las directrices directamente en las plataformas de reserva y de gastos
- Utilizar la IA para generar avisos personalizados sobre la política en tiempo real
- Transmitir la política a través de formatos con los que los viajeros realmente interactúan, no mediante archivos PDF estáticos
En resumen
Las políticas de viajes no están fallando porque las organizaciones no se esfuercen lo suficiente.
Fallen porque el modelo no se ha adaptado a la forma en que la gente reserva y viaja hoy en día.
La conclusión es clara:
- Las políticas más estrictas por sí solas no garantizarán el cumplimiento
- Los documentos más extensos no mejorarán la comprensión
- La aplicación de las normas sin una mejor comunicación seguirá siendo insuficiente
El futuro de la gestión de viajes no pasa por un control más estricto, sino por un control más inteligente.
Esto significa diseñar políticas que sean:
- Adaptables
- Basadas en datos
- Integradas en el proceso de reserva y viaje
Para los responsables de viajes, esto no es una simple actualización de políticas. Es un cambio de mentalidad.
Descubre los resultados
Descarga el informe completo para comparar tu programa 👉 https://hello.altour.com/gbta-travel-policy-report-2026
O ponte en contacto con ALTOUR para evaluar en qué aspectos tu política te está ayudando y en cuáles podría estar frenándote 👉 https://altour.com/contact/
