{"id":6862,"date":"2024-11-02T20:50:14","date_gmt":"2024-11-02T20:50:14","guid":{"rendered":"https:\/\/altour.com\/reuniones-gestion-de-riesgos\/"},"modified":"2025-11-10T16:02:21","modified_gmt":"2025-11-10T16:02:21","slug":"reuniones-gestion-de-riesgos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/altour.com\/es\/reuniones-gestion-de-riesgos\/","title":{"rendered":"Reuniones Gesti\u00f3n de riesgos"},"content":{"rendered":"
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Por Dr. John Rose Director de Riesgos y Seguridad de ALTOUR<\/span><\/span><\/strong><\/p>\n

Las reuniones internas y los eventos con clientes son oportunidades esenciales de ventas y marketing, y tienen un potencial de ROI alt\u00edsimo. Tus mejores productores, tus mejores clientes y los ejecutivos de tu empresa se re\u00fanen para trazar el camino hacia el \u00e9xito. Pero mi trabajo consiste en considerar el riesgo real cuando se re\u00fane un gran grupo de empleados de alto valor.<\/p>\n

Algunas empresas tienen pol\u00edticas estrictas sobre el n\u00famero de empleados que pueden volar en el mismo avi\u00f3n. Pero como el riesgo de accidente a\u00e9reo es superficial, eso no puede ser la totalidad de la pol\u00edtica de gesti\u00f3n de riesgos. En lo que RRHH deber\u00eda estar pensando es en lo que ocurre en tierra durante una gran reuni\u00f3n o evento de la empresa. Al planificar una reuni\u00f3n de cualquier tama\u00f1o, debe realizarse una evaluaci\u00f3n de riesgos de todo el evento y deben aplicarse planes para mitigar esos riesgos.<\/p>\n

En un evento a gran escala, hay muchos proveedores implicados, y puede no estar claro qui\u00e9n es responsable de la seguridad de un evento. Los recursos y entidades implicados en una reuni\u00f3n pueden incluir una empresa de gesti\u00f3n de viajes, una plataforma de registro y reserva de reuniones (como Cvent o Aventri), posiblemente otra empresa de gesti\u00f3n de reuniones, y los coordinadores que trabajan para el propio lugar de celebraci\u00f3n. Tener tantos actores implicados puede limitar la visibilidad, dificultando el desempe\u00f1o de responsabilidades clave relacionadas con la seguridad, como el seguimiento de los viajeros, las sesiones informativas previas al viaje y otras actividades de gesti\u00f3n de riesgos.<\/p>\n

M\u00e1s all\u00e1 de lo b\u00e1sico<\/h3>\n

Cuando las empresas subcontratan reuniones, tienen en cuenta determinados aspectos log\u00edsticos previos, como el catering, las capacidades audiovisuales, la facturaci\u00f3n, la calidad de las salas y la proximidad al aeropuerto. Casualmente, \u00e9stas son las cosas de las que la gente tiende a quejarse cuando no se cumplen las expectativas. Pero los planificadores de Reuniones y Eventos tienen que pensar en algunas cuestiones cr\u00edticas m\u00e1s all\u00e1 de si funcionan los micr\u00f3fonos. El \u00e1rea en la que muchas empresas fallan es la seguridad. No s\u00f3lo hay que tener en cuenta la seguridad en el venue y fuera de \u00e9l, sino que tambi\u00e9n hay que evaluar el transporte de ida y vuelta. Los planificadores no suelen pensar en el riesgo de llevar a 50 empleados en el mismo autob\u00fas. Nadie comprueba la flota de la empresa de autobuses ni se asegura de que sus conductores tengan la licencia adecuada. Estos detalles no s\u00f3lo deben comprobarse, sino que tambi\u00e9n deben compartirse con el coordinador de la primera reuni\u00f3n.<\/p>\n

Seguridad en eventos<\/h3>\n

Se pueden hacer muchas suposiciones sobre la seguridad del lugar cuando se est\u00e1n haciendo los planes de la reuni\u00f3n. Puede que los directores del evento hayan recibido formaci\u00f3n, pero su personal tambi\u00e9n debe estar formado para manejar situaciones de seguridad. Todo el equipo debe estar capacitado para gestionar r\u00e1pidamente una emergencia. Tanto si se trata de llamar al 911 como de desescalar una situaci\u00f3n de embriaguez, si te preparas de antemano para estos escenarios, las probabilidades de que algo salga mal son bajas.<\/p>\n

Otro aspecto de la seguridad del evento consiste en regular el acceso al mismo. Tu reuni\u00f3n podr\u00eda requerir tarjetas de identificaci\u00f3n con fotos, y la entrada a salas de reuniones o lugares individuales podr\u00eda requerir una verificaci\u00f3n positiva de la identidad, es decir, que los asistentes presenten un carn\u00e9 de conducir y \u00e9ste coincida con su tarjeta de identificaci\u00f3n. A\u00f1adir este nivel de control de acceso mejorar\u00e1 la seguridad, pero la otra cara de la moneda es que los controles de identificaci\u00f3n provocan largas colas para registrarse. As\u00ed que tus planificadores tendr\u00e1n que encontrar el equilibrio.<\/p>\n

Planes de comunicaci\u00f3n de crisis<\/h3>\n

Ante una emergencia, los organizadores de reuniones pueden necesitar comunicarse con los asistentes. Pero muchas empresas no ponen en marcha planes de comunicaci\u00f3n de crisis para las reuniones. Cuando las empresas elaboran un plan de comunicaci\u00f3n de crisis, deben compartirlo de antemano con el responsable de seguridad de su organizaci\u00f3n, el Planificador de Reuniones y, por supuesto, los asistentes. No es mala idea compartir el plan con el hotel y el venue.<\/p>\n

Cuestiones de seguridad en los hoteles<\/strong><\/h3>\n

Las empresas deben pensar en los riesgos inherentes a los que se enfrentan las mujeres viajeras cada vez que realizan un viaje de negocios. Seg\u00fan una encuesta de la GBTA, el 83% de las mujeres viajeras dijeron que se hab\u00edan encontrado con una situaci\u00f3n de seguridad durante un viaje de negocios. Es una cifra astron\u00f3mica que exige ser abordada. El 50% de los viajeros de negocios son mujeres, por lo que las empresas deben mitigar sus riesgos.<\/p>\n

Las viajeras pueden sentirse vulnerables en diversas situaciones dentro de sus hoteles. Empieza en la recepci\u00f3n, cuando deben evitar que alguien en el vest\u00edbulo escuche su n\u00famero de habitaci\u00f3n. Muchos empleados de recepci\u00f3n est\u00e1n formados para escribir el n\u00famero y se\u00f1alarlo, pero hay excepciones. Otras zonas comunes del hotel pueden contribuir a encuentros inc\u00f3modos e inc\u00f3modos: en el bar, en los ascensores o en el gimnasio.<\/p>\n

Seguridad personal<\/h3>\n

Cualquier empleado que sienta que su seguridad est\u00e1 en peligro debe llamar inmediatamente a la seguridad del hotel. Si no est\u00e1s seguro de c\u00f3mo contactar con ellos, empieza por el director del hotel o incluso la recepci\u00f3n. Como hu\u00e9sped de un hotel, si te sientes inc\u00f3modo o experimentas un incidente, pon a la seguridad del hotel al corriente de la situaci\u00f3n lo antes posible. Te pedir\u00e1n que intentes identificar al individuo viendo las grabaciones de v\u00eddeo de vigilancia para averiguar qui\u00e9n es el malhechor. Si la persona no es un hu\u00e9sped del hotel, es probable que seguridad le pida que abandone la propiedad. Si es un hu\u00e9sped, la seguridad puede seguir vigilando a esa persona durante tu estancia.<\/p>\n

La gesti\u00f3n del riesgo de reuniones y eventos es una prioridad creciente para muchas empresas. Si te preparas, las probabilidades de que tengas que tomar medidas son bajas. Un viajero bien informado es una de las mejores armas que puede utilizar una organizaci\u00f3n para combatir las amenazas a la seguridad de los viajeros.<\/p>\n

\u00bfQuieres hablar sobre c\u00f3mo gestionar el riesgo de tus Reuniones y Eventos? <\/em>Ponte en contacto con nosotros<\/em><\/strong><\/a>.<\/em><\/strong><\/p>\n

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