Ahora que el a\u00f1o llega a su fin, muchas organizaciones tienen que lidiar con dos prioridades a la vez, lo que supone un mont\u00f3n de trabajo de planificaci\u00f3n. Todav\u00eda hay que ultimar los eventos del primer trimestre, desde las reuniones de lanzamiento de ventas y las reuniones de directivos hasta los programas de incentivos que acaban de aprobarse. Al mismo tiempo, ya est\u00e1n llegando los presupuestos para 2027, lo que te da la oportunidad de adelantarte al resto del calendario de eventos del a\u00f1o.<\/p>\n
En todos los programas internacionales que llevamos a cabo, hay un patr\u00f3n que se repite en casi todos los tipos de eventos. Cuanto antes empiece la conversaci\u00f3n, m\u00e1s opciones habr\u00e1 sobre la mesa y m\u00e1s se podr\u00e1 sacar partido al presupuesto.<\/p>\n
Todav\u00eda hay margen para planificar tus eventos de enero a marzo, aunque el margen dependa del tipo de evento. Las reuniones m\u00e1s peque\u00f1as, las sesiones de liderazgo y los encuentros regionales suelen organizarse en unas pocas semanas, sobre todo si hay cierta flexibilidad en cuanto a la ubicaci\u00f3n o las fechas.<\/p>\n
Los grandes eventos de lanzamiento de ventas, los viajes de incentivo y las reuniones internacionales ya son otra historia a estas alturas. El espacio en los recintos es m\u00e1s limitado, cuesta m\u00e1s conseguir vuelos para grupos y hay que planificar con m\u00e1s antelaci\u00f3n la comunicaci\u00f3n con los asistentes. Los eventos del primer trimestre que vemos que se organizan bien en esta fase suelen buscar lugares fuera de los centros urbanos principales, eligen fechas que no se llenan tan r\u00e1pido y toman decisiones con rapidez.<\/p>\n
Los plazos de preparaci\u00f3n dependen del tama\u00f1o y el alcance del evento. Doce semanas suelen bastar para una reuni\u00f3n peque\u00f1a. Para una reuni\u00f3n nacional de ventas, un incentivo internacional o una gran conferencia, se necesitan plazos m\u00e1s largos. Estos son los plazos de planificaci\u00f3n que vemos que funcionan en todos los programas, y lo que significan de cara a 2027.<\/p>\n
Reuniones peque\u00f1as, de 6 a 12 semanas. <\/strong>Sesiones de liderazgo <\/strong>, reuniones de la junta directiva y jornadas de equipo. Las reuniones a partir de marzo pueden esperar hasta el a\u00f1o que viene, siempre y cuando se reserve la fecha en las agendas.<\/p>\n Reuniones regionales, de 3 a 6 meses. Son reuniones <\/strong>a las que acuden personas de varias ciudades o de una misma regi\u00f3n. Ya hay que empezar a planificar las reuniones de primavera y principios de verano de 2027.<\/p>\n Reuniones nacionales de ventas, de 6 a 12 meses. Para ellas <\/strong>se necesitan salas de reuniones grandes, suficientes habitaciones y aire acondicionado para grupos, y otras empresas tambi\u00e9n est\u00e1n buscando el mismo espacio. Las reuniones de mediados de 2027 tienen que estar ya en el mercado, y las de enero de 2028 deben empezar antes de la primavera.<\/p>\n Incentivos internacionales, de 9 a 18 meses. <\/strong>Los viajes de incentivo <\/strong>dependen de los vuelos en grupo, los complejos tur\u00edsticos en temporada alta y los socios locales sobre el terreno. Los viajes para finales de 2027 hay que empezar a planificarlos ya, y los programas de 2028 pueden empezar a tomar forma a mediados de a\u00f1o.<\/p>\n Grandes congresos, de 12 a 24 meses. Los recintos <\/strong>con capacidad suficiente para un congreso importante suelen reservar su espacio con m\u00e1s de un a\u00f1o de antelaci\u00f3n. La mayor\u00eda de los congresos de 2027 ya est\u00e1n contratados a estas alturas, por lo que 2028 es el a\u00f1o ideal para buscar opciones.<\/p>\n Fiestas navide\u00f1as, de 6 a 12 meses. <\/strong>Las fechas de principios <\/strong>de diciembre en los mejores locales se agotan primero en todas las ciudades importantes en las que trabajamos. Vale la pena reservar las fiestas de diciembre de 2027 entre enero y junio.<\/p>\n Ver el a\u00f1o desde esta perspectiva no solo te ayuda con los lugares de celebraci\u00f3n. Las reuniones de directivos, los viajes de incentivo, los eventos para clientes y las fiestas navide\u00f1as compiten por el mismo espacio y el mismo presupuesto, y tener una visi\u00f3n global de todo el a\u00f1o evita que una cosa acabe desplazando a otra.<\/p>\n Tu propio calendario de eventos es solo la mitad del panorama. Lo que haya de nuevo en el destino puede determinar si un lugar est\u00e1 libre y cu\u00e1nto te costar\u00e1n las habitaciones de los alrededores.<\/p>\n Cuando llega a la ciudad un gran evento deportivo, un festival o una convenci\u00f3n que abarca toda la ciudad, los hoteles se llenan y las tarifas suben, a menudo durante varios d\u00edas antes y despu\u00e9s del evento. Las reservas de habitaciones para grupos suelen agotarse primero, porque los hoteles pueden vender esas habitaciones por separado a un precio m\u00e1s alto. El a\u00f1o 2027 tiene una agenda muy apretada en todas las regiones.<\/p>\n En Am\u00e9rica, el CES llena Las Vegas del 6 al 9 de enero, y la Super Bowl LXI llega a la zona de Los \u00c1ngeles el 14 de febrero. Las grandes ferias m\u00e9dicas, tecnol\u00f3gicas e industriales tienen el mismo efecto en ciudades como Chicago, Orlando y San Francisco a lo largo del a\u00f1o, y casi nunca salen en las noticias.<\/p>\n En Latinoam\u00e9rica, el Carnaval se celebra del 5 al 9 de febrero en todo Brasil; Brasil acoge la Copa Mundial Femenina de la FIFA del 24 de junio al 25 de julio, y Lima acoge los Juegos Panamericanos desde finales de julio hasta agosto.<\/p>\n En Asia-Pac\u00edfico, el A\u00f1o Nuevo Lunar cae el 6 de febrero, y durante esas vacaciones cierran muchos negocios y las redes de transporte de toda la regi\u00f3n se llenan durante una semana o m\u00e1s. La \u00abSemana Dorada\u00bb del D\u00eda Nacional de China, a principios de octubre, tiene un efecto similar. Pek\u00edn acoge el Campeonato Mundial de Atletismo a mediados de septiembre, y Australia acoge la Copa del Mundo de Rugby del 1 de octubre al 13 de noviembre.<\/p>\n En Europa, el Tour de Francia empieza en Edimburgo el 2 de julio, coincidiendo con Wimbledon y el Gran Premio de Gran Breta\u00f1a, y la Ryder Cup se celebra en Adare Manor, en Irlanda, a mediados de septiembre.<\/p>\n Los problemas que m\u00e1s l\u00edos nos dan son los que nadie se dio cuenta de que exist\u00edan hasta que nos lleg\u00f3 el presupuesto del hotel.<\/p>\n Cuando reservas un viaje de incentivos y los participantes necesitan un sitio donde dormir, la \u00e9poca del a\u00f1o importa mucho m\u00e1s, y la temporada adecuada depende del destino al que vayas. Los hoteles de ciudad tienen m\u00e1s afluencia de lunes a jueves y suelen tener m\u00e1s disponibilidad y tarifas m\u00e1s asequibles los fines de semana, mientras que en los complejos tur\u00edsticos suele ser al rev\u00e9s.<\/p>\n Las temporadas altas tambi\u00e9n var\u00edan de una regi\u00f3n a otra. En EE. UU. y Europa, la primavera y el oto\u00f1o son los meses de mayor actividad para las reuniones. En M\u00e9xico y el Caribe, la temporada alta va de diciembre a abril, que es tambi\u00e9n cuando se suelen reservar muchos viajes de incentivos. En Sudam\u00e9rica y Australia, de diciembre a febrero es la temporada de vacaciones de verano. En gran parte de Asia, el A\u00f1o Nuevo Lunar y los d\u00edas festivos nacionales influyen m\u00e1s en la disponibilidad que el tiempo.<\/p>\n El tama\u00f1o del grupo reduce r\u00e1pidamente las opciones. Veinte habitaciones casi nunca son un problema. Pero doscientas habitaciones en un solo hotel, para las mismas noches y con espacio para reuniones incluido, eso deja solo un pu\u00f1ado de establecimientos en la mayor\u00eda de las ciudades, y ellos reservan ese espacio para quien lo pida primero.<\/p>\n Cuanto con m\u00e1s antelaci\u00f3n se planifique un programa, m\u00e1s posibilidades tendr\u00e1 el equipo de abastecimiento para sacarle partido. En todos los programas que gestionamos, hay tres cosas que marcan la diferencia.<\/p>\n Relaciones con hoteles de todo el mundo. ALTOUR <\/strong>aporta m\u00e1s de 20 000 millones de d\u00f3lares en poder de compra a las negociaciones con hoteles y recintos. Esas relaciones de larga duraci\u00f3n suelen suponer un acceso m\u00e1s r\u00e1pido a los espacios, mejores tarifas y condiciones m\u00e1s flexibles, desde los principales hoteles de las ciudades hasta complejos tur\u00edsticos y recintos \u00fanicos.<\/p>\n Socios locales sobre el terreno. Para <\/strong>eventos e incentivos internacionales, colaboramos con empresas de gesti\u00f3n de destinos (DMC) de confianza en cada regi\u00f3n. Conocen los recintos, los proveedores locales, las costumbres y las temporadas, y se encargan de los traslados, las actividades y la log\u00edstica in situ que hacen que un programa internacional funcione.<\/p>\n Gesti\u00f3n conjunta de viajes y reuniones. Como <\/strong>ALTOUR se encarga tanto de los viajes de negocios como de las reuniones y eventos \u2014incluidos los desplazamientos de los asistentes, los vuelos en grupo y el evento en s\u00ed\u2014, todo queda en manos de un \u00fanico socio. La concentraci\u00f3n del gasto refuerza la capacidad de negociaci\u00f3n, y disponer de una visi\u00f3n global de los viajeros y asistentes facilita el cumplimiento del deber de cuidado si los planes cambian.<\/p>\n Un a\u00f1o entero de eventos en varias regiones implica un mont\u00f3n de cosas que coordinar. Las inscripciones, la gesti\u00f3n de los asistentes y las reservas de hotel se gestionan a trav\u00e9s de Cvent, que nuestro equipo de tecnolog\u00eda para eventos configura y gestiona, as\u00ed que los clientes pueden usar la plataforma sin necesidad de tener su propio administrador.<\/p>\n Esos datos se integran en ALTOUR iQ, nuestra plataforma de inteligencia que re\u00fane en una \u00fanica vista la informaci\u00f3n sobre tus eventos, viajes, finanzas, proveedores y CRM. Los organizadores y los equipos financieros ven las inscripciones, las reservas de hotel y los gastos en un solo sitio, pueden detectar cu\u00e1ndo las reservas de habitaciones se quedan cortas antes de que se convierta en una penalizaci\u00f3n, y pueden comparar cada evento con el anterior. La tecnolog\u00eda se encarga de la parte t\u00e9cnica, lo que te deja m\u00e1s tiempo para el arte de dise\u00f1ar un evento que la gente recuerde.<\/p>\n El momento es tu mayor oportunidad y, si puedes adelantar un evento una semana o cambiar la llegada al domingo, eso puede influir m\u00e1s en el presupuesto del hotel que cualquier negociaci\u00f3n. Si tienes en cuenta todas las formas en las que puedes ajustar los eventos, seguir\u00e1s pudiendo ofrecer la experiencia que deseas. Reservar una serie de eventos a la vez, en lugar de una fecha cada vez, te da m\u00e1s margen para negociar tarifas y condiciones.<\/p>\n Si quieres que alguien eche un vistazo a tus planes para el a\u00f1o que viene, m\u00e1ndanos tu lista de eventos para 2027, aunque solo sean fechas aproximadas y un n\u00famero estimado de asistentes. La compararemos con los plazos de preparaci\u00f3n y el calendario global, se\u00f1alaremos cualquier conflicto y te diremos qu\u00e9 hay que reservar ya y qu\u00e9 puede esperar.<\/p>\nEcha un vistazo al calendario global antes de comprometerte<\/strong><\/h2>\n
Grandes eventos y precios de los hoteles<\/strong><\/h3>\n
El momento del a\u00f1o es m\u00e1s importante cuando los asistentes necesitan alojamiento<\/strong><\/h3>\n
C\u00f3mo el abastecimiento estrat\u00e9gico te abre m\u00e1s opciones<\/strong><\/h2>\n
Tecnolog\u00eda que mantiene el programa conectado<\/strong><\/h2>\n
C\u00f3mo sacar m\u00e1s partido a tu presupuesto de 2027<\/strong><\/h2>\n
Trabajar con un socio <\/strong><\/h2>\n