Algunos de los mejores organizadores de eventos corporativos de cualquier empresa ni siquiera tienen la palabra \u00abevento\u00bb en el t\u00edtulo de su puesto. Son los asistentes ejecutivos y los asistentes personales que se encargan de las reuniones fuera de la oficina de la direcci\u00f3n, la cena con los clientes o la reuni\u00f3n de lanzamiento de ventas, y hacen que todo parezca f\u00e1cil, aunque en realidad hay mucho trabajo detr\u00e1s. <\/p>\n
Vemos que EA planifica los eventos con el mismo rigor que un gestor de proyectos pone en un lanzamiento: se encargan del calendario, la implicaci\u00f3n de las partes interesadas, el presupuesto y los resultados.<\/p>\n
Entonces, \u00bfqu\u00e9 diferencia a un evento que tiene \u00e9xito de uno que simplemente ocurre? Hay algunas cosas que se repiten una y otra vez. <\/p>\n
Hay una tendencia natural a empezar por el lugar de celebraci\u00f3n. Esa es la parte divertida, la parte tangible, lo que te puedes imaginar. Pero los organizadores de eventos corporativos que siempre aciertan suelen dejar de lado ese instinto y plantearse primero una pregunta m\u00e1s profunda: \u00bfpara qu\u00e9 sirve realmente este evento? <\/p>\n
Parece obvio. Tienes una reuni\u00f3n fuera de la oficina destinada a coordinar al equipo directivo, pero no se parece en nada a una pensada para premiar al equipo de ventas, y la diferencia se nota en cada decisi\u00f3n posterior, desde la sala hasta el orden del d\u00eda. Cuando el objetivo est\u00e1 claro y por escrito, determina un mont\u00f3n de decisiones menores que vendr\u00e1n despu\u00e9s. Cuando no est\u00e1 claro, esas decisiones se toman por corazonadas y el presupuesto se va disparando sin que te des cuenta. <\/p>\n
Esos mismos planificadores suelen definir al mismo tiempo c\u00f3mo se mide el \u00e9xito. No es que a todo el mundo le encanten los KPI, sino que decir \u00abha salido bien\u00bb es dif\u00edcil de defender cuando llegan las facturas y alguien pregunta qu\u00e9 se ha sacado de todo eso. <\/p>\n
Si le preguntas a organizadores con experiencia por qu\u00e9 salen mal los eventos, rara vez dir\u00e1n que es por el lugar o el catering. Lo m\u00e1s habitual es que sea por el tiempo. Se trata de un plazo que correspond\u00eda a un proveedor, no a ellos, y que se les pas\u00f3 por alto sin que se dieran cuenta. <\/p>\n
El h\u00e1bito que te protege de eso no tiene nada de glamuroso: empieza por la fecha final y deja que los puntos fijos sirvan de referencia para todo lo dem\u00e1s. Plazos de pago, visitas previas, fechas l\u00edmite para confirmar asistencia, inicio de las inscripciones. Esas fechas no cambian para nadie, as\u00ed que los planes m\u00e1s s\u00f3lidos se construyen en torno a ellas, en lugar de basarse en ilusiones. <\/p>\n
Un plan aproximado de 12 semanas suele ser algo as\u00ed:<\/p>\n
Semana 12: el trabajo estrat\u00e9gico, los objetivos, la aprobaci\u00f3n del presupuesto, la coordinaci\u00f3n con las partes interesadas,<\/p>\n
Semana 10: el pliego de condiciones, el perfil de los delegados y la b\u00fasqueda del lugar de celebraci\u00f3n.<\/p>\n
Semana 8: preselecci\u00f3n, visitas a las instalaciones y contratos. Es el momento de definir el marco del programa y ocuparse de los requisitos adicionales de los proveedores. <\/p>\n
Semana 6: se firman los contratos con el recinto y los proveedores, se establece un plan de comunicaci\u00f3n y se env\u00edan las invitaciones para reservar la fecha y\/o se abre el plazo de inscripci\u00f3n.<\/p>\n
Semana 4: ya se ha confirmado el programa, se han cerrado los ponentes, se ha preparado el equipo audiovisual y se ha planificado la experiencia de los asistentes.<\/p>\n
Semana 2: ya se han confirmado los \u00faltimos detalles log\u00edsticos, se ha fijado el guion de rodaje y se han enviado las \u00faltimas instrucciones.<\/p>\n
El d\u00eda del evento: ponlo en marcha, participa y disfruta de todo el esfuerzo que has dedicado.<\/p>\n
Lo que distingue discretamente los planes tranquilos de los ca\u00f3ticos es la responsabilidad. Cada tarea tiene un nombre asociado. \u00abAlguien se encargar\u00e1 del material audiovisual\u00bb es, sin duda, la forma en que ese material no acaba de organizarse. <\/p>\n
Si no se controlan de cerca, los presupuestos pueden desvanecerse. Puede ser un gasto que nadie haya se\u00f1alado a tiempo, uno que solo estuviera en la cabeza de alguien en vez de en la hoja de c\u00e1lculo, o una imprevista que pareciera opcional hasta que dej\u00f3 de serlo. <\/p>\n
Los organizadores de eventos corporativos que mantienen el control suelen fijar todos los costes desde el principio: el lugar de celebraci\u00f3n, el alojamiento, el catering, el equipo audiovisual, la imagen de marca, la inscripci\u00f3n, el transporte, las actividades, los obsequios, el entretenimiento, los ponentes y una reserva del 10 % para imprevistos, que retienen por principio. Luego van haciendo un seguimiento sobre la marcha, en lugar de tener que cuadrar las cuentas a toda prisa al final. No se trata tanto de saber manejar hojas de c\u00e1lculo, sino m\u00e1s bien de negarte a dejar que los gastos se mantengan ocultos hasta que sea demasiado tarde para planificarlos. <\/p>\n
Tambi\u00e9n hay un aspecto relacionado con las relaciones. Los organizadores que le dicen al lugar cu\u00e1l es su rango de precios aceptable ya en la primera llamada suelen conseguir mejores ofertas que los que no revelan su presupuesto. Esto se debe a que la mayor\u00eda de los lugares ofrecen paquetes, y te dan mejores precios cuando saben qu\u00e9 es lo que quieres conseguir \u2014lo que nos lleva de nuevo a la importancia de fijar objetivos\u2014. <\/p>\n
Los mejores organizadores de eventos corporativos saben instintivamente que al equipo directivo casi nunca le importa la log\u00edstica. Les preocupa m\u00e1s la imagen que les da el evento. <\/p>\n
Desde ese punto de vista, la imagen, el aspecto y el ambiente del lugar suelen ser lo m\u00e1s importante, as\u00ed como que tu equipo y tus clientes se vayan impresionados. Ese es el objetivo oculto tras el objetivo, y un organizador de \u00e9xito lo tiene muy presente en su proceso de toma de decisiones. Es decir, ves c\u00f3mo los directivos se implican en las decisiones que m\u00e1s influyen en la percepci\u00f3n, como la elecci\u00f3n del lugar y la lista de invitados, mientras que los cientos de peque\u00f1os detalles se gestionan discretamente y fuera de la vista de todos. Por eso el equipo directivo valora tanto recibir una actualizaci\u00f3n breve y clara en los momentos clave, m\u00e1s que un comentario continuo. <\/p>\n
Cuando hablas con gente que ha organizado un mont\u00f3n de eventos, se ve un patr\u00f3n claro. Los que tienen \u00e9xito suelen darse donde se cruzan tres cosas. <\/p>\n
Ah\u00ed est\u00e1 la clave<\/strong>. Los eventos dependen de la gente: la confianza entre el organizador y su responsable, la buena relaci\u00f3n con los proveedores, c\u00f3mo reacciona el equipo del lugar cuando surge un imprevisto a \u00faltima hora. Esas relaciones son las que convierten un plan en una realidad y las que permiten a los buenos organizadores actuar r\u00e1pido cuando hace falta, porque trabajan con gente que ya los conoce y sabe de qu\u00e9 va el proyecto. <\/p>\n Y luego est\u00e1 el arte<\/strong>. Es decir, la sensaci\u00f3n que tiene la gente antes, durante y despu\u00e9s del evento. Son esos momentos los que hacen que la gente deje a un lado el m\u00f3vil. Un buen dise\u00f1o del evento, centrado en el mensaje adecuado y en el perfil de los invitados, es lo que lo convierte en algo extraordinario. <\/p>\n Y ah\u00ed est\u00e1 la parte cient\u00edfica<\/strong>. Las pruebas de lo que funcion\u00f3, lo que llam\u00f3 la atenci\u00f3n de la gente y el rendimiento real de la inversi\u00f3n. Es lo que convierte una buena noche en un resultado que vale la pena repetir, y lo que le da al planificador la respuesta cuando los jefes preguntan si ha merecido la pena. <\/p>\n La mayor\u00eda de los eventos tienen uno o dos de estos elementos. Los que se quedan grabados en la memoria tienen los tres, y todos van en la misma direcci\u00f3n. <\/p>\n Hay un momento que muchos organizadores de eventos corporativos reconocen bien. El evento sigue siendo suyo, siguen siendo los responsables de la visi\u00f3n y de la relaci\u00f3n con su directivo, pero la envergadura ha superado poco a poco lo que una sola persona puede asumir. M\u00e1s pa\u00edses, m\u00e1s proveedores, m\u00e1s detalles de los que cabe en una agenda. <\/p>\n Ese suele ser el momento en el que un socio empieza a tener sentido. No para tomar el control, sino para trabajar codo con codo con el organizador, de modo que este mantenga el control mientras se comparte la carga operativa. <\/p>\n Esa es precisamente la funci\u00f3n para la que est\u00e1 pensado el equipo de reuniones y eventos de ALTOUR. Trabajamos como una extensi\u00f3n de tu equipo, encarg\u00e1ndonos de la gesti\u00f3n global del programa, la b\u00fasqueda de sedes, la negociaci\u00f3n de contratos, las inscripciones, la comunicaci\u00f3n con los asistentes, la log\u00edstica y el apoyo in situ, mientras que t\u00fa, como organizador, te centras en mantener la visibilidad y las relaciones que realmente importan. <\/p>\n ALTOUR lleva m\u00e1s de 25 a\u00f1os haciendo que los eventos sean extraordinarios y somos expertos en las relaciones, el arte y la ciencia. Y con ALTOUR iQ detr\u00e1s, que se encarga de la parte cient\u00edfica, tenemos datos claros sobre c\u00f3mo ha ido el evento. As\u00ed que cuando el ejecutivo te pregunte si ha merecido la pena, la respuesta ya est\u00e1 ah\u00ed. <\/p>\n Porque los mejores eventos nunca se han tratado realmente de hacerlo todo solo. Se trataba de saber qu\u00e9 es lo que te hace funcionar y de tener a tu lado a las personas adecuadas para hacerlo realidad. <\/p>\nSaber cu\u00e1ndo un evento se ha vuelto demasiado grande para que lo gestione una sola persona<\/strong><\/h3>\n