por Dr. John Rose Director de Riesgos y Seguridad de ALTOUR
Las reuniones internas y los eventos con clientes son oportunidades esenciales de ventas y marketing, y tienen un potencial de ROI altísimo. Tus mejores empleados, tus mejores clientes y los ejecutivos de tu empresa se reúnen para trazar el camino hacia el éxito. Pero mi trabajo consiste en considerar el riesgo real cuando se reúne un gran grupo de empleados de alto valor. Algunas empresas tienen políticas estrictas sobre el número de empleados que pueden viajar en el mismo avión. Pero como el riesgo de accidente aéreo es superficial, eso no puede ser la totalidad de la política de gestión de riesgos. En lo que RRHH debería estar pensando es en lo que ocurre en tierra durante una gran reunión o evento de la empresa. Al planificar una reunión de cualquier tamaño, debe realizarse una evaluación de riesgos de todo el evento y deben aplicarse planes para mitigar esos riesgos. En un evento a gran escala, hay muchos proveedores implicados, y puede no estar claro quién es responsable de la seguridad del evento. Los recursos y entidades implicados en una reunión pueden incluir una travel management company, una plataforma de registro y reserva de reuniones (como Cvent o Aventri), posiblemente otra empresa de gestión de reuniones, y los coordinadores que trabajan para el propio venue. Tener tantos actores implicados puede limitar la visibilidad, dificultando el desempeño de responsabilidades clave relacionadas con la seguridad, como el seguimiento de los viajeros, las sesiones informativas previas al viaje y otras actividades de gestión de riesgos.
Más allá de lo básico
Cuando las empresas subcontratan reuniones, tienen en cuenta determinados aspectos logísticos previos, como el catering, las capacidades audiovisuales, la facturación, la calidad de las salas y la proximidad al aeropuerto. Casualmente, éstas son las cosas de las que la gente tiende a quejarse cuando no se cumplen las expectativas. Pero los planificadores de Reuniones y Eventos tienen que pensar en algunas cuestiones críticas más allá de si funcionan los micrófonos. El área en la que muchas empresas fallan es la seguridad. No sólo hay que tener en cuenta la seguridad en el venue y fuera de él, sino que también hay que evaluar el transporte de ida y vuelta. Los planificadores no suelen pensar en el riesgo de llevar a 50 empleados en el mismo autobús. Nadie comprueba la flota de la empresa de autobuses ni se asegura de que sus conductores tengan la licencia adecuada. Estos detalles no sólo deben comprobarse, sino que también deben compartirse con el coordinador de la primera reunión.
Seguridad en eventos
Se pueden hacer muchas suposiciones sobre la seguridad del lugar cuando se están haciendo los planes de la reunión. Puede que los directores del evento hayan recibido formación, pero su personal también debe estar formado para manejar situaciones de seguridad. Todo el equipo debe estar capacitado para manejar rápidamente una emergencia. Tanto si se trata de llamar al 911 como de escalar una situación de embriaguez, si te preparas de antemano para estos escenarios, las probabilidades de que algo salga mal son bajas. Otro aspecto de la seguridad de un evento consiste en regular el acceso al mismo. Tu reunión podría requerir tarjetas de identificación con fotos, y la entrada a las salas de reuniones individuales o a los locales podría requerir una verificación de identidad positiva, es decir, que los asistentes presenten una licencia de conducir y ésta coincida con su tarjeta de identificación. Añadir este nivel de control de acceso mejorará la seguridad, pero la otra cara de la moneda es que los controles de identificación provocan largas colas para registrarse. Así que tus planificadores tendrán que encontrar el equilibrio.
Planes de comunicación de crisis
Ante una emergencia, los organizadores de reuniones pueden necesitar comunicarse con los asistentes. Pero muchas empresas no ponen en marcha planes de comunicación de crisis para las reuniones. Cuando las empresas elaboran un plan de comunicación de crisis, deben compartirlo de antemano con el responsable de seguridad de su organización, el Planificador de Reuniones y, por supuesto, los asistentes. No es mala idea compartir el plan con el hotel y el venue.
Cuestiones de seguridad en los hoteles
Las empresas deben pensar en los riesgos inherentes a los que se enfrentan las mujeres viajeras cada vez que realizan un viaje de negocios. Según una encuesta de la GBTA, el 83% de las mujeres viajeras dijeron que se habían encontrado con una situación de seguridad durante un viaje de negocios. Es una cifra astronómica que exige ser abordada. El 50% de los viajeros de negocios son mujeres, por lo que las empresas deben mitigar sus riesgos. Las viajeras pueden sentirse vulnerables en diversas situaciones dentro de sus hoteles. Empieza en la recepción, cuando deben evitar que alguien en el vestíbulo escuche su número de habitación. Muchos empleados de recepción están formados para escribir el número y señalarlo, pero hay excepciones. Otras zonas comunes del hotel pueden contribuir a encuentros incómodos e inapropiados: en el bar, en los ascensores o en el gimnasio.
Seguridad personal
Cualquier empleado que sienta que su seguridad está en peligro debe llamar inmediatamente a la seguridad del hotel. Si no estás seguro de cómo contactar con ellos, empieza por el director del hotel o incluso la recepción. Como huésped de un hotel, si te sientes incómodo o experimentas un incidente, pon a la seguridad del hotel al corriente de la situación lo antes posible. Te pedirán que intentes identificar al individuo viendo las grabaciones de vídeo de vigilancia para averiguar quién es el malhechor. Si la persona no es un huésped del hotel, es probable que seguridad le pida que abandone la propiedad. Si es un huésped, la seguridad puede seguir vigilando a esa persona durante tu estancia. La gestión del riesgo de reuniones y eventos es una prioridad creciente para muchas empresas. Si te preparas, las probabilidades de que tengas que tomar medidas son bajas. Un viajero bien informado es una de las mejores armas que puede utilizar una organización para combatir las amenazas a la seguridad de los viajeros. ¿Quieres hablar sobre cómo gestionar el riesgo de tus Reuniones y Eventos? Ponte en contacto con nosotros.
