por Lisa Kahan
El deber de diligencia es un tema candente que ninguna empresa puede permitirse ignorar. Y aunque la mayoría de las conversaciones se centran en la responsabilidad moral y legal que tienen las empresas con sus empleados, ¿qué obligaciones tienen tus viajeros de comportarse de forma responsable? Hay muchas cosas que tu empresa puede hacer para ayudar a tus viajeros a mantenerse seguros, pero en última instancia, son ellos los que toman muchas de las decisiones que tienen un impacto directo en su bienestar y en el de tu empresa.
¿Qué está en juego?
Pérdida de productividad, situaciones inseguras, relaciones empresariales tensas o arruinadas, y robo de datos: éstas son sólo algunas de las consecuencias de tomar malas decisiones mientras se está de viaje. Pero, ¿qué puede hacer una empresa para ayudar a los empleados a minimizar los riesgos? En primer lugar, establecer expectativas y parámetros. Los empleados deben tener una idea clara de lo que tu empresa considera un comportamiento y unas prácticas seguros y aceptables. Por ejemplo, ¿considera tu empresa que Airbnb y Uber son alternativas seguras a los hoteles y taxis? ¿Están obligados tus empleados a bloquear sus portátiles cuando la habitación del hotel está vacía? Para algunos empleados, encontrarse en una situación desconocida o estresante, o experimentar la soledad al estar fuera de casa, puede llevar a un comportamiento cuestionable. En segundo lugar, comprende las causas profundas del comportamiento de riesgo. ¿Tienes viajeros que intentan ahorrar dinero a la empresa alojándose en hoteles situados en lugares inseguros o alquilando coches a empresas poco fiables? Para algunos empleados, encontrarse en una situación desconocida o estresante, o experimentar la soledad al estar lejos de casa, puede llevar a un comportamiento cuestionable. Asegúrate de dar a tus empleados el apoyo y la formación que necesitan para tomar decisiones inteligentes y representar bien a tu empresa.
Evita los problemas antes de que empiecen: 4 cosas que deberías hacer
1. Aplicar una política de viajes
Toda empresa, independientemente de su tamaño o de su presupuesto para viajes, debe contar con una política integral de viajes. Esta política debe adaptarse a las necesidades de tu empresa. Empieza por evaluar cómo y adónde viajan tus empleados. ¿Viajan dentro o fuera del país? ¿Están frecuentemente en zonas de alto riesgo? Una vez terminada la evaluación, establece políticas que se adapten a las necesidades de tus viajeros. Recuerda tener en cuenta la cultura de tu empresa en relación con la gestión de riesgos. ¿Qué tipos de entretenimiento para clientes son aceptables? ¿Qué opina tu empresa sobre los viajes de acompañantes y el «bleisure»?
2. Establece políticas claras
Aunque es difícil decir a los empleados cómo deben comportarse, debes establecer expectativas de conducta personal. Una encuesta reciente entre viajeros de negocios reveló que el 27% admitía haber bebido hasta emborracharse en un viaje de negocios. Aunque quieras permitir la diversión, establece directrices claras sobre cómo se ve eso en la vida real. Los empleados deben ser conscientes de que un comportamiento inadecuado, como ir con resaca a una reunión con un cliente, puede justificar medidas disciplinarias.
3. Reducir el riesgo
Capacita a los empleados para que tomen mejores decisiones con formación previa al viaje. Esto incluye proporcionarles instrucciones sobre el destino, educarles sobre prácticas seguras de viaje, asegurarte de que saben cómo acceder y utilizar las herramientas y servicios que les proporcionas, y mantenerles al día con la información más reciente sobre riesgos de seguridad y salud. Esto puede ser especialmente importante para el personal joven y los viajeros inexpertos.
4. Proporcionar asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana
Asegúrate de que tus viajeros tienen la ayuda que necesitan con asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana. Ya se trate de un cambio de itinerario de última hora, una urgencia médica o la pérdida de un pasaporte, tus empleados deben saber siempre a quién llamar. Dependiendo del lugar al que viajen, puede que también necesites un servicio de viajes que proporcione traslados, transporte médico de urgencia o asistencia local sobre el terreno. Tu empresa de gestión de viajes debe evaluar rápidamente tu nivel de necesidad y recomendarte los servicios adecuados. También podrías necesitar un servicio de viajes que proporcione traducciones, transporte médico de urgencia o asistencia local sobre el terreno. Deber de asistencia es un término amplio que abarca una gran variedad de escenarios, pero no tienes por qué hacerlo solo. Tanto si decides externalizar todo o parte de un programa de gestión de riesgos, sólo tienes que seguir las directrices anteriores para aliviar parte del estrés de la gestión de viajes.
