Cuando llegue el momento de renovar el contrato de tu programa de viajes gestionados, es importante aprovechar la oportunidad para revisar tu proceso de solicitud de propuestas con el fin de producir respuestas más significativas. Formular las preguntas adecuadas al principio del proceso permite obtener una respuesta más precisa y su posterior aplicación. Además, tu equipo de revisión de proveedores comprenderá mejor las capacidades de tus prospectos y se asegurará de que coinciden con tu cultura corporativa.
La gestión de viajes es una de las contrataciones más complejas, y el proceso de solicitud de propuestas puede llevar un tiempo sorprendentemente largo, sobre todo si tienes un programa de viajes robusto. Míralo desde la perspectiva de un proveedor de viajes. Para ellos, cada cliente es único. Una organización no gubernamental tendrá requisitos distintos a los de una empresa de transporte marítimo mundial, que también diferirán de los de una empresa de gestión de patrimonios con un equipo de ventas activo. Las propuestas deben adaptarse al 100% a las necesidades y requisitos específicos de tu sector, por lo que los proveedores tardarán algún tiempo en averiguar cuál es tu sector y los retos asociados. Es vital identificar una TMC (Travel Management Company) que esté familiarizada con las complejidades de tu sector. El proceso de contratación durará probablemente tres o más meses y suele seguir los siguientes pasos: – Desarrollar y distribuir la Solicitud de Propuesta – Revisar y evaluar las respuestas – Aclarar las respuestas – Realizar presentaciones orales – Hacer un seguimiento – Revisar y evaluar las nuevas respuestas – Negociar los requisitos del servicio y los aspectos financieros – Acordar los indicadores clave de rendimiento – Firmar un acuerdo (SLA)
Inicia el proceso incluyendo a todas las partes interesadas clave y pídeles que presenten sus requisitos y peticiones para incluirlos en la Solicitud de Propuestas. Invita a representantes de Recursos Humanos, TI, Jurídico, Operaciones, Adquisiciones, Finanzas, así como a tus profesionales administrativos especializados y a algunos de tus viajeros más frecuentes para que formen parte del equipo de revisión. Deberás tener en cuenta también a los usuarios finales del programa, grupos como ventas, formación y contabilidad. A continuación, ayuda a tu equipo a hacer la elección correcta entre las propuestas entrantes añadiendo detalles para dar cuerpo a tu Solicitud de Propuestas. Cuanto mejor puedas describir las necesidades y retos específicos de tu empresa, mejores propuestas obtendrás a cambio. Para ir más allá de la Solicitud de Propuestas estándar, quizá quieras realizar una encuesta interna con una serie de preguntas sobre la experiencia actual de tu personal en materia de viajes. A ver si responden a una pregunta abierta sobre lo que cambiarían de la política o el programa. A partir de ahí, podrás detallar tus requisitos más allá de lo básico. La solicitud de propuestas tendrá que seguir cubriendo los detalles de la realización del viaje, incluidas las herramientas de información, la estructura de tarifas y otros elementos de datos clave. Pero te convertirás en un consumidor más informado con los detalles adicionales que solicites en la propuesta.
Utiliza esta Solicitud de Propuesta y el periodo de respuesta para refrescar tu política de viajes y actualizarla según sea necesario para abarcar las nuevas complejidades de los viajes de negocios. Las tecnologías de economía compartida como Uber, Lyft y Airbnb for Business están cambiando el panorama de los gastos de viaje. Si aún no permites los viajes de «bleisure», es hora de plantearte ofrecer esta popular prestación a tu personal, sobre todo si tu perfil de viajero millennial está creciendo. ¿Refleja tu política las tendencias actuales de los precios de complementos como asientos prioritarios en las aerolíneas y acceso Wi-Fi en vuelo? Considera la relación que establecerás con tu empresa de gestión de viajes y las ofertas que ofrecerá a tus empleados. Tu política de viajes refleja la marca y la cultura de tu empresa, así que es inteligente pensar en cómo este documento apoya esos principios.
Tanto si buscas un mayor ahorro de costes como mejoras operativas, ALTOUR puede ayudarte. Nuestro equipo de expertos puede ayudarte no sólo a revitalizar tu política de viajes, sino también a perfeccionar tu estrategia general de gestión de viajes. ALTOUR dispone de las soluciones y la innovación necesarias para ayudarte en cada paso de tu viaje, pero lo que nos diferencia es la dedicada interacción humana que recibirás como cliente. Nuestros expertos, líderes del sector, te guiarán a lo largo de todo el proceso de creación de una política de viajes, la presentarán a tu comité de revisión de proveedores y te recomendarán estrategias de adopción interna una vez implantado el plan. Una vez resueltas las complejidades de la gestión de viajes, podrás centrarte en el motivo y la misión de tus viajes. En ALTOUR, tú importas, tus viajes no deberían.
