por Jonathan Hermann
A todos nos gustaría ahorrar dinero en gastos de viajes de negocios, pero muchas empresas no tienen un plan eficaz y continuo para gestionar este importante gasto presupuestario. Factores como el tamaño de la empresa, el sector, el volumen de viajes y la demografía de los empleados influyen en tu programa de viajes. Tanto si eres una empresa de nueva creación como una corporación multimillonaria, encontrar espacio en el presupuesto para pagar las oportunidades de viajes clave puede ser tan sencillo como trabajar con una empresa profesional de gestión de viajes para gastar de forma más inteligente. A veces, los empleados compran sus vuelos, hoteles, coches de alquiler y comidas sin preocuparse de nada, suponiendo que la empresa se encargará de ello. Los directivos no siempre tienen tiempo para examinar cada partida, y no siempre saben dónde buscar ahorros inteligentes. Echa un vistazo a algunos ejemplos en los que las empresas «erran el tiro» cuando se trata de comprender los gastos de viaje:
Esperar hasta el último minuto para reservar vuelos y hoteles
Haciendo los preparativos del viaje 14 días o más antes de viajar, los empleados tienen acceso a tarifas significativamente más bajas, más disponibilidad de asientos y mejores tarifas hoteleras.
Optar por un hotel de lujo en lugar de una habitación de gama media
A veces, tu personal puede darse el capricho de alojarse en hoteles de lujo caros que no ofrecen extras de valor añadido, como desayuno gratuito, y a menudo cobran un suplemento por ese básico de los viajes de negocios: la conexión wi-fi. Los hoteles de precio medio o «económicos» suelen ofrecer wifi y desayuno gratuitos, además de ventajas como gimnasios y aparcamiento gratuito. Si negocias las tarifas de los hoteles económicos cercanos a destinos frecuentes, también ahorrarás en gastos de transporte. También puedes plantearte establecer una tarifa máxima de hotel, con excepciones para ciudades caras como Nueva York y San Francisco.
Elegir siempre la tarifa más baja de alquiler de coches, independientemente del proveedor
Aproximadamente el 40% de los gastos de alquiler de coches son costes distintos de la tarifa diaria, como recargos, gastos de repostaje, tasas de energía, seguros, etc. Es mejor negociar un programa de tarifas competitivas con un proveedor principal que minimice todos los «costes ocultos» del alquiler de coches y que a menudo ofrezca ventajas adicionales, como subidas de categoría gratuitas y días gratis.
Reservar siempre vuelos por Internet, independientemente de la complejidad del viaje
Sobre todo si se trata de un itinerario internacional. Utilizando un agente cualificado en un viaje complejo, el viajero puede ahorrarse mucho tiempo a cambio de una tarifa de agente ligeramente superior. Además, un agente cualificado puede ofrecer un itinerario diferente, o puede emitir varios billetes, lo que puede resultar en una tarifa más baja. El valor de invertir en viajes de negocios puede percibirse de varias maneras en toda tu plantilla. La identificación de oportunidades de ahorro empieza por un conocimiento más profundo de lo que gasta tu empresa en áreas clave.
Lista de control para reducir costes
- Reserva el avión con antelación: ¡las tarifas más baratas van primero! Una buena referencia es comprar con un mínimo de 14 días de antelación.
- Crea directrices de gasto sencillas: crea una política razonable que los empleados sigan de buen grado.
- Promover estrategias de viaje asequibles – Fomentar el cumplimiento de las normas al tiempo que se fomenta la productividad.
- Negocia o perfecciona tus acuerdos corporativos con cadenas hoteleras y de alquiler de coches en tus destinos frecuentes para obtener las tarifas más bajas y recargos reducidos.
- Consolida el gasto con una empresa de gestión de viajes para sacar el máximo partido a tu dinero.
- Inscríbete en un programa de aerolíneas de «dólar blando» que pueda hacer ganar a tu empresa millas para canjearlas por billetes o subidas de clase gratuitas sin sacrificar las ventajas personales de los viajeros.
Los gastos de los viajes de negocios pueden acumularse rápidamente, por lo que una herramienta de información exhaustiva resulta importante cuando te esfuerzas por ahorrar costes. Una empresa de gestión de viajes no sólo puede proporcionarte un seguimiento de los datos, sino también analizar cómo puede tu empresa reducir aún más los gastos de viaje sin sacrificar los ingresos que conllevan los viajes de negocios.
