¿Ha crecido tu empresa hasta el punto de plantearte obtener ayuda profesional para organizar tus viajes? Una de las primeras tareas en las que puede ayudarte una empresa de gestión de viajes es en la elaboración de la política de viajes de tu empresa. Este documento reflejará la cultura de tu empresa y su enfoque de los viajes de negocios, junto con las expectativas de comportamiento y cumplimiento de los empleados. Lee a continuación los tres enfoques de las políticas de viajes de empresa: flexible, moderado y estricto. Estos tipos de política de viajes han sido probados por gestores de viajes experimentados, administradores de empresas y profesionales de recursos humanos. También encontrarás un modelo de documento de política de viajes con lenguaje repetitivo que puedes personalizar para tu organización. Al principio resulta desalentador, pero todo empieza a tener sentido cuanto más te sumerges en el maravilloso mundo de la gestión de viajes. Y recuerda, al igual que Roma no se creó en un día, tampoco lo hará tu Política de Viajes. Evolucionará continuamente a medida que lo haga tu empresa, así que no dejes que este ejercicio te abrume. ¡Por algo hay que empezar!
Puntos clave para tu política de viajes
Vendedores preferentes: ¿Qué compañías aéreas vuelan sin escalas a tus destinos más frecuentes? ¿Qué clase de hoteles son aceptables? ¿Y qué hoteles están mejor situados cerca de tus destinos de negocios? ¿Tienes un proveedor principal de alquiler de coches? ¿Necesitas un proveedor secundario?
Pautas de reserva:
– Aéreo: Dado que el precio de los billetes está directamente relacionado con la compra anticipada, ¿cuál es la política sobre cuántos días antes del viaje deben comprarse los billetes? ¿Pueden los empleados reservar asientos en clase Business o Primera si la clase turista está agotada? ¿Y si viaja con ella un alto funcionario? ¿Existen variaciones en las normas en función de la duración del vuelo o del viaje internacional? ¿Está permitida la clase Business o Primera si el viaje es internacional? – Hotel: ¿Los empleados sólo deben poder reservar hoteles que ofrezcan Wi-Fi o desayuno gratuitos? – Coche: ¿Qué clase de coche debe permitirse? ¿Hay excepciones? ¿Exigirás que se reposte el coche antes de su regreso? ¿Cuál es tu política respecto al seguro del coche? Pautas de gasto: ¿Cuánto se puede gastar en comidas, o es mejor una dieta? Otros gastos: ¿Cuáles son los gastos permitidos de entretenimiento y comidas relacionados con el desarrollo empresarial o las ventas? Cultura de empresa: ¿Los empleados suelen viajar juntos? ¿Y qué opina tu equipo directivo de que la gente añada uno o dos días al inicio o al final de un viaje de negocios? Imagen de marca e industria: Si trabajas para una empresa de alto perfil o tu negocio abastece al segmento de lujo, ¿necesitas tener en cuenta dietas más elevadas o cadenas hoteleras de lujo? Por el contrario, si la marca de tu empresa es el gasto inteligente o el ahorro de dinero, ¿cómo afecta esto a tu política de viajes? Al principio es desalentador, pero todo empieza a tener sentido cuanto más te sumerges en el maravilloso mundo de la gestión de viajes.
Tipos de políticas
1. Completo
La política menos flexible para los viajeros, la política exhaustiva se define por el cumplimiento estricto de normas y requisitos. Una política de viajes estricta exige que los empleados utilicen una herramienta de reservas establecida, sólo con proveedores preaprobados. Puede ser necesaria una aprobación previa al viaje antes de completar una reserva. Los gestores pueden esperar ver informes de back-end para garantizar el cumplimiento. El departamento financiero habrá perfeccionado los procesos de gastos y podrá hacer recomendaciones y tomar decisiones basadas en los datos. Una empresa con este tipo de política suele tener protocolos de gestión de crisis para garantizar que se pueda dar cuenta rápidamente de los empleados en viaje de empresa durante una emergencia. Pros – una política exhaustiva permite la máxima visibilidad del gasto de la empresa, ahorros masivos en todos los viajes y la posibilidad de negociar mejores ventajas y comodidades en función de los ingresos demostrables. Contras – las restricciones demasiado estrictas e inflexibles pueden erosionar la moral y agravar las reservas fuera de cumplimiento, y posiblemente causar pérdidas de productividad durante los viajes.
2. Fuerza media
Las empresas de esta categoría tienen directrices más que políticas. Hay más discreción para diseñar tu propio viaje en lugar de utilizar un grupo de proveedores preaprobados. Algunas pueden utilizar una agencia que hace un seguimiento de los gastos y ofrece tecnología móvil y en línea limitada. Es probable que los viajes de los empleados requieran la aprobación del director para los gastos de transporte con una cuenta de gastos en una tarjeta de crédito corporativa. Con poca visibilidad sobre dónde están los empleados cuando viajan, la empresa podría estar poniendo en peligro sus activos más importantes. Pros – Un gestor o administrador de viajes interno puede ayudar a la empresa a gestionar a sus viajeros y la logística relacionada. Las tarifas preferentes y el seguimiento de los gastos podrían proporcionar a la empresa un ahorro significativo. Contras – Los gastos de viaje son una de las formas más fáciles de controlar el gasto de la empresa; pero sin una idea clara de lo que se gasta, es difícil contabilizar con precisión esta partida en la hoja de gastos. Se minimiza la oportunidad de aprovechar los datos de gasto para obtener descuentos por volumen. No se pueden examinar las compras para asegurarse de que se ha obtenido el mejor valor. ALTOUR puede ayudarte no sólo a desarrollar una política de viajes personalizada que se ajuste a los objetivos de tu empresa, sino también a mostrarte cuánto ROI puedes obtener.
3. Permisivo
Se trata de libertad de elección dentro de ciertas directrices. Sin una gestión activa de los viajes ni una herramienta uniforme de reservas, estas empresas utilizan un proceso de T&E basado en recibos o una dieta fija. Este enfoque no tiene programas de agencias de viajes o proveedores preferentes y apenas utiliza los datos del viajero. Los empleados pueden reservar a través de cualquier plataforma y se les aconseja que mantengan el gasto total del viaje por debajo de los niveles prescritos, siempre que mantengan informado al departamento de viajes de sus planes. Pros: este tipo de política de viajes puede ser lo que los empleados consideren una ventaja del trabajo. Sin embargo, seguro que no quieres que los empleados piensen que el control de los gastos de viaje no es una prioridad de la empresa. Se permite a los viajeros controlar directamente más aspectos de su viaje, lo que puede dar lugar a que los empleados elijan el avión y los hoteles por comodidad o estatus de élite en lugar de ahorrar costes. Contras: la cuenta de resultados de la empresa es la gran perdedora en este acuerdo, con una menor influencia en las compras y poca visibilidad del paradero de los viajeros. Los empleados pueden sentirse más inclinados a comprar billetes de avión o habitaciones de hotel basándose en los programas de recompensas, aunque les salga más caro. Hay grandes oportunidades de ahorro para las empresas que miran los gastos de viaje con lupa.
No estás solo
Crear la política de viajes adecuada para tu empresa puede parecer abrumador, pero no tienes por qué afrontar esta tarea tú solo. ALTOUR puede ayudarte no sólo a desarrollar una política de viajes personalizada que se ajuste a los objetivos de tu empresa, sino también a mostrarte la rentabilidad que puedes obtener.
