Cómo negociar las tarifas hoteleras en 2027, tanto para viajes de paso como para reuniones

Las tarifas hoteleras siguen subiendo, aunque no tan rápido como en los últimos años. El «Global Business Travel Forecast 2027» de GBTA y ALTOUR prevé un crecimiento de las tarifas hoteleras a nivel mundial del 1,8 % el año que viene, por debajo del 3,7 % de 2026. Aunque esa moderación abre oportunidades para negociar mejor, los datos medios del mercado casi nunca reflejan lo que los compradores viven realmente en cada ciudad y en cada época del año.

En nuestro reciente seminario web con GBTA, Nina Marcello, directora sénior de Adquisición e Implementación de Contenidos Hoteleros de ALTOUR, y el economista Dr. Shawn DuBravac, del Instituto Avrio, explicaron qué significa esta previsión para los programas hoteleros. La charla empieza con los resultados generales de la previsión, poniendo en contexto la situación del mercado, pasa por las tácticas de negociación que, según nos cuentan los gestores de viajes, funcionan, y termina explicando cómo se aplica todo esto a las reuniones y eventos.

Qué nos dice la previsión de precios de los viajes de negocios para 2027 sobre los precios de los hoteles

Que el crecimiento sea más lento en 2027 no significa que los precios vuelvan a los niveles de 2025. La mano de obra, las obligaciones en materia de sostenibilidad y otros costes estructurales ya forman parte de las estructuras de costes de los proveedores, así que tu punto de partida para el año que viene es lo que has pagado este año.

La cifra global también oculta grandes diferencias regionales. Según las previsiones, Norteamérica registrará un crecimiento de las tarifas hoteleras del 1,5 % en 2027, Latinoamérica del 5,2 %, Asia-Pacífico del 2,1 % y la región EMEA se mantendrá estable. Shawn señaló que las cifras de Latinoamérica probablemente subestiman la realidad local, ya que la inflación en moneda local y la demanda de nearshoring se atenúan al convertirlas de nuevo a dólares estadounidenses.

Los hoteles de Norteamérica siguen estando más vacíos que antes de la pandemia, pero el precio medio de una habitación no deja de batir nuevos récords. Que haya menos pernoctaciones al año no significa automáticamente que vayas a conseguir una tarifa más barata o una mejor oferta. Comprueba si los hoteles de las ciudades en las que sueles alojarte tienen realmente una menor ocupación y, si es así, aprovecha eso en tus negociaciones.

Tu mercado es una ciudad y una fecha

Los datos sobre las ciudades del seminario web dejaron esto muy claro. Londres y Doha están en la misma región, pero los precios de sus hoteles siguieron tendencias opuestas. Los precios de Doha cayeron en picado en primavera, mientras que Londres se mantuvo a tope y con precios estables todo el año, como suele ser habitual. Nueva York registró un fuerte repunte a finales de 2025, una tendencia que Nina ya había previsto antes de ver los datos, ya que noviembre y diciembre son siempre los meses de mayor ocupación y con los precios más altos de la ciudad.

Los precios pueden variar incluso según la zona. Shawn contó que se encontró con que los precios en Midtown eran el doble de lo que había pagado unas semanas antes, así que se decantó por Hell’s Kitchen o el SoHo. Los viajeros que estén dispuestos a alojarse un poco fuera de su zona habitual pueden ahorrar de verdad.

Los pequeños cambios en la oferta también influyen en los mercados. Nina nos contó un ejemplo de uno de sus clientes. Cuando el cliente pidió a los hoteles de una ciudad que le dieran nuevas tarifas, los precios se dispararon. El motivo era que un gran hotel económico de la ciudad había cerrado y no estaba prevista la apertura de ningún hotel nuevo ese año. Al haber menos habitaciones disponibles, los hoteles que quedaban podían cobrar más. El responsable de viajes trasladó algunas reuniones y eventos de un día a otra oficina de la empresa donde los costes eran más bajos, y su empresa les felicitó por detectar el problema a tiempo.

Estrategias de negociación para hoteles en 2027

Asigna una acción a cada señal del mercado

Estar atento al mercado solo sirve de algo si actúas en función de lo que ves. Los programas de viajes que vemos que funcionan bien tienen un plan para cada cambio. Cuando se abra un nuevo hotel en una ciudad a la que vas a menudo, comprueba si debe formar parte de tu lista de hoteles preferidos. Cuando los hoteles se vayan llenando y los precios suban, actualiza tus límites de gasto para esa ciudad y pide a los viajeros que reserven con más antelación. Cuando se acerque un gran evento o una temporada alta, plantéate cambiar la fecha de tu reunión o busca opciones alternativas. Y si los viajeros no pueden reservar las tarifas que acordaste con un hotel, averigua por qué.

Centra tus esfuerzos donde la presión se une a la exposición

Los responsables de viajes nos dicen que siempre hay más cosas que hacer de las que el tiempo permite. Shawn y Nina sugirieron una forma sencilla de establecer prioridades. Marca en una tabla las ciudades que visitaron tus viajeros el año pasado. En un eje se muestra la presión a la que está sometido el mercado hotelero local, como el aumento de los precios o la escasez de habitaciones disponibles. En el otro eje se muestra en qué medida tu empresa depende de esa ciudad.

Cuando el mercado esté muy activo y envíes a muchos viajeros, reserva con antelación y amplía tus opciones de hoteles. Cuando el mercado esté más tranquilo, pero sigas enviando a muchos viajeros, pide a los hoteles presupuestos actualizados y compara sus tarifas, condiciones y relación calidad-precio. En las ciudades a las que vas menos a menudo, no te compliques y ten preparadas opciones de reserva para los periodos de mayor afluencia.

Lo mucho que dependes de una ciudad va más allá del número de noches que reservas o de lo que gastas allí. Algunos viajes en los que no puedes cambiar ni la fecha ni el destino, como una visita a un cliente vinculada a la fecha límite de un contrato, pueden requerir más atención por tu parte que un gran número de viajes flexibles.

Protege las tarifas que has negociado cumpliendo con la normativa

Ni siquiera la mejor tarifa negociada sirve de nada si los viajeros no la reservan. Nina puso el ejemplo de un cliente que tenía acuerdos con seis hoteles en una misma ciudad, pero cuyos viajeros se alojaban en 19 o 20 hoteles diferentes. Esa falta de cumplimiento de la política le costó a la empresa 40 000 dólares en una sola ciudad el año pasado.

La solución empieza por un programa de viajes que la gente esté encantada de usar. Si tu política es demasiado estricta, la gente reserva por su cuenta. Cuando eso pasa, pierdes el gasto que podrías usar en las negociaciones, los datos que necesitas para los informes y la capacidad de localizar y ayudar a los viajeros en caso de emergencia (deber de cuidado). Explicar claramente por qué existe el programa es tan importante como las tarifas en sí mismas.

Establece límites máximos de tarifas por ciudad y temporada

Un límite de gasto por noche para todas las ciudades no sirve. En algunas ciudades, ni siquiera sirve un límite para todo el año. El ejemplo que puso Nina fue Nueva York, donde hace falta un límite de entre 400 y 500 dólares por noche en noviembre y diciembre para encontrar una habitación cuando la ciudad está a rebosar. Si mantienes ese mismo límite en febrero y marzo, acabarás pagando más de lo necesario, cuando los precios y la ocupación suelen bajar.

Los programas que mejor funcionan mantienen las normas básicas iguales en todas partes y permiten que los detalles varíen según la ciudad y la temporada. Mantén la coherencia en tu proceso de aprobación, la comunicación y la presentación de informes. Adapta los límites de gasto, los hoteles recomendados y los consejos de reserva a cada ciudad, y actualiza tu herramienta de reservas antes de compartir la política. Si las tarifas que has acordado con los hoteles superan tus límites de gasto, modifica los límites o busca otros hoteles para conseguir las mejores tarifas.

Adapta la estrategia al mercado

El mismo enfoque contractual no funciona igual en un mercado muy activo que en uno tranquilo. Cuando sea difícil encontrar habitaciones, reserva con antelación las fechas más importantes, incluye hoteles alternativos en tu plan y ofréceles a los hoteles una estimación realista de cuántas reservas vas a hacer. Cuando los hoteles estén deseosos de hacer negocio, pide presupuestos actualizados, negocia extras como el desayuno, habitaciones garantizadas y condiciones flexibles, y plantéate acuerdos a más largo plazo si las condiciones te convienen.

La oferta más barata no siempre es la mejor opción. Shawn describió la reserva de hoteles como una forma de gestionar el riesgo. En ciudades donde escasean las habitaciones, reservar con antelación te da seguridad, lo que puede valer más que un precio más bajo.

Averigua quién viaja a cada mercado

Nina ha observado una tendencia entre los gestores de viajes norteamericanos: están eliminando extras como el desayuno para conseguir tarifas hoteleras más bajas. Eso funciona para los viajeros nacionales que tienen una asignación diaria para comidas. Sin embargo, un viajero de otro país de la misma empresa, que quizá tenga una política de viajes o unas dietas diferentes —con una asignación más baja—, podría ahorrarse 10 dólares en la habitación, pero luego tendría que pagar 30 dólares por un desayuno que no puede reclamar. El resultado es una tarifa más barata que, en realidad, pocos viajeros aprovechan.

Ofrecer una vista única de la cuenta a los socios hoteleros

Muchas empresas negocian por separado los viajes de negocios y las reuniones con los hoteles. Nosotros te recomendamos que, en lugar de eso, los juntes todo. Combina las noches que reservan tus viajeros, los destinos a los que van y las fechas, con las reservas de salas de reuniones y las fechas de los eventos. Así, los hoteles podrán ver el valor total de tu negocio y tú podrás pedir lo que necesitas en una sola conversación clara. No hay garantía de que consigas un único acuerdo combinado, pero mostrar a los hoteles todo lo que les aportas te da más poder de negociación.

Por ejemplo, en la India estamos viendo cómo los precios y la demanda siguen subiendo, sobre todo en las grandes ciudades. Puede ser una buena idea echar un vistazo a los hoteles locales, que quizá ofrezcan una mejor relación calidad-precio y disponibilidad que las cadenas más conocidas por los viajeros. Como con cualquier ciudad o hotel nuevo, asegúrate de que las medidas de seguridad del hotel se ajusten a los requisitos de tu empresa. Esto es igual de importante tanto para los presupuestos de estancias puntuales como para los de reuniones y eventos, tema que trataremos en la siguiente sección.

También merece la pena probar los hoteles locales. En las principales ciudades de la India, donde los precios y la demanda llevan varios años subiendo, los hoteles locales que hayas comprobado bien pueden ofrecer una mejor relación calidad-precio que las conocidas cadenas internacionales. Lo primero es comprobar que sean seguros.

Cómo aplicar estas estrategias a las reuniones y eventos

Las reuniones y los eventos demuestran por qué tus negociaciones con los hoteles deben abarcar todo el negocio que les das. Un compañero de Nina del comité de alojamiento de la GBTA describió un «muro de hormigón» que ha mantenido separadas durante años las negociaciones sobre reuniones y viajes de negocios. Derribar ese muro abre la puerta a mejores conversaciones con los hoteles. Por ejemplo, podrías ofrecerle a un hotel tus reuniones a cambio de que te ayude a mantener baja tu tarifa de estancias puntuales.

No te fijes solo en el precio de la habitación

Ten en cuenta que la tarifa por noche para reuniones suele ser más alta que la de los viajes de negocios normales, porque normalmente incluye más cosas. Las ofertas para grupos suelen incluir una habitación gratis por cada número determinado de reservas, descuentos en el alquiler de salas de reuniones o crédito para gastar en comida y bebida. Si comparas las dos tarifas sin tener en cuenta ese contexto, estás subestimando lo que has negociado. Ser capaz de explicar todo el valor a tu equipo directivo es donde los gestores de viajes y reuniones demuestran su valía.

Según las previsiones, el coste medio diario por asistente a una reunión alcanzará los 263 dólares en 2026 y los 267 dólares en 2027, frente a los 255 dólares de 2025. Las tarifas de grupo por habitación deberían mantenerse bastante estables, ya que se están abriendo muchos hoteles nuevos. Los mayores aumentos de costes provienen del propio evento. Se espera que los costes de montaje, equipamiento y personal suban entre un 6 % y un 10 %, al igual que los de comida y bebida. El tamaño y el tipo de tu evento influirán más en el coste total que las subidas de precios.

Organízate según el calendario y el resultado

Empieza a planificar reuniones grandes con unos 18 meses de antelación. A veces puedes encontrar una buena oferta de última hora cuando los hoteles tienen habitaciones libres, pero planificar con antelación te da tiempo para comparar fechas y destinos como es debido. El ejemplo de Nina era un cliente que quería ir a Florida en diciembre. Florida siempre tiene mucha demanda en diciembre, mientras que en Chicago puede haber más habitaciones y precios más bajos. Que ese cambio funcione depende de los requisitos, los objetivos y la temática de la reunión.

Por eso, el equipo de eventos de ALTOUR empieza cada evento con una sesión informativa completa en la que se detalla claramente qué se entiende por «éxito». Si lo más importante es el precio, te centras en el precio. Si lo más importante es la experiencia, te centras en eso. A veces, una reunión de la junta directiva puede prescindir del factor sorpresa, mientras que un viaje de incentivos puede depender precisamente de él.

Los grandes eventos en una ciudad hacen que suban los precios de los hoteles, ralentizan los desplazamientos y dificultan la reserva de proveedores locales. De cara a 2027, el año ya se presenta repleto de eventos de gran envergadura, como la Super Bowl LXI en Los Ángeles en febrero, la Copa Mundial Femenina de la FIFA en ocho ciudades brasileñas en junio y julio, la Ryder Cup en Adare (Irlanda) en septiembre y la Copa del Mundo de Rugby Masculino en Australia a partir de octubre. Un organizador con experiencia comprueba todo esto antes de fijar fechas, límites de gasto o plazos de reserva.

Elige los destinos en función del valor total de la reunión

Una tarifa de hotel barata en una ciudad de difícil acceso puede acabar saliéndote más cara en total. Antes de elegir un destino, piensa en qué se pretende conseguir con la reunión, cuánto pagarán los asistentes en vuelos y tiempo de viaje, si los hoteles tienen suficientes habitaciones en las fechas que te interesan y el coste total de la comida, la organización y el transporte local. Pregunta también si una fecha, un formato o un tamaño diferentes te permitirían conseguir el mismo resultado por menos dinero.

Si el presupuesto se ajusta, replantéate la reunión antes de cancelarla. Mantén el objetivo y prueba con un lugar, un formato o un tamaño diferentes, y reduce las pausas, las opciones de catering y el desperdicio.

Llevando estas estrategias hasta 2027

El seminario web terminó con cinco medidas para 2027.

Firma acuerdos con hoteles de forma selectiva mientras tengas poder de negociación

Elabora tu presupuesto basándote en lo que realmente gastaste en 2026 y ten en cuenta los aumentos previstos en el mercado

Muestra en qué medida cualquier variación se debe a los precios, la duración del viaje, los destinos a los que vas y los tipos de cambio

Centra tus esfuerzos de negociación en las ciudades a las que viajas más. Prevé qué pasaría si el dólar estadounidense se debilitara y aprovecha las tarifas negociadas por la TMC siempre que puedas, sobre todo en las ciudades con menos volumen de viajes.

Y organiza reuniones en lugares donde los hoteles tengan habitaciones que te ofrezcan una buena relación calidad-precio, incluso en ciudades más pequeñas y en centros turísticos

Como dijo Nina, una previsión es una instantánea en el tiempo y una herramienta más de tu caja de herramientas. Los mercados hoteleros seguirán cambiando hasta 2027. Las estrategias de negociación hotelera que funcionan son aquellas que revisas ciudad por ciudad y compartes abiertamente con tus responsables y tus socios hoteleros.

Si necesitas que revisemos tu programa de estancias temporales y de reuniones y eventos, habla con los asesores de ALTOUR y estaremos encantados de analizar cómo puedes ahorrar en tu programa de hoteles, reuniones y eventos. Ponte en contacto con nosotros.

Descarga la previsión de precios de los viajes de negocios a nivel mundial para 2027

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