Por qué los gastos de viaje de las empresas se disparan sin control

Los presupuestos de viajes de empresa están aumentando, pero gran parte de ese gasto se pierde sin que nadie se dé cuenta, a través de créditos de aerolíneas sin usar, reservas hechas fuera de los canales autorizados y gastos que nunca llegan al programa de viajes. Y la lista sigue.

El reto es cada vez más urgente, ya que el coste de los viajes de negocios no deja de subir. Según el «Global Business Travel Forecast 2027» de la GBTA, en colaboración con ALTOUR, se prevé que las tarifas aéreas combinadas a nivel mundial suban un 4,7 % en 2026, las tarifas hoteleras un 3,7 % y los costes del transporte terrestre un 3,6 %. Se espera que el crecimiento se ralentice en 2027, pero no se prevé que los precios vuelvan a los niveles anteriores a 2026.

Si gestionas un programa de viajes corporativos, cada fuente de pérdidas te sale ahora más cara que hace tan solo un año.

Puntos clave: Por qué los gastos de viaje de las empresas se disparan sin control

• Los créditos de aerolíneas que no se usan pueden caducar sin que te des cuenta, y con ellos se pierde el valor que podrían recuperar. La pérdida de reservas ocurre cuando los viajeros reservan fuera de los canales autorizados, a menudo porque la herramienta que usas no les muestra las tarifas o el inventario que buscan
• Los gastos que no cumplen con la política suelen pasar desapercibidos porque los datos de las reservas, las tarjetas y los gastos están en sistemas distintos
• Al vincular los datos de reservas, pagos y gastos, los equipos de finanzas pueden detectar y actuar antes ante las discrepancias en los costes; además, la supervisión proactiva y las alertas basadas en IA pueden ayudar a reducir los créditos caducados, las reservas no autorizadas y los incumplimientos normativos.
• Gestionar conjuntamente los viajes, las reuniones y los eventos mejora la visibilidad del gasto total y refuerza el poder de compra

Los factores ocultos que están detrás del gasto descontrolado en viajes de negocios

Los gestores de viajes se enfrentan hoy en día a un doble reto: las pérdidas operativas y la inflación estructural. Mientras que los créditos no utilizados, las pérdidas por reservas y las infracciones de las políticas siguen mermando los presupuestos, los propios proveedores operan con costes más elevados. La previsión de la GBTA señala la persistente escasez de mano de obra, los retrasos en la entrega de aviones, las obligaciones relativas al combustible de aviación sostenible y la persistente incertidumbre geopolítica como presiones de costes a largo plazo que probablemente no desaparecerán en 2027. Por eso, cada oportunidad de ahorro que se deja escapar cobra más importancia.

1. Créditos de aerolíneas sin usar que caducan sin que te des cuenta

Los billetes cancelados no reembolsables se convierten en créditos de la aerolínea, que suelen caducar a los 12 meses. Sin un sistema de seguimiento centralizado, esos créditos quedan dispersos entre los perfiles de las aerolíneas y las herramientas de reserva hasta que caducan sin que nadie se dé cuenta.

Hay mucho en juego porque los propios precios de los billetes de avión están subiendo. Las previsiones de precios indican que las tarifas aéreas medias a nivel mundial subirán de 722 dólares en 2025 a 756 dólares en 2026 y a 767 dólares en 2027. Se prevé que las tarifas premium suban aún más rápido, un 9,5 % en 2026. Cuando los créditos caducan en un contexto de tarifas al alza, las empresas no solo pierden el valor original del billete, sino que también se enfrentan a unos costes de sustitución más elevados.

La herramienta AI Insights de ALTOUR ofrece una visión general centralizada de los créditos no utilizados y de las próximas fechas de caducidad, para que los equipos de viajes puedan aplicar esos créditos a nuevas reservas antes de que se pierda su valor.

2. Pérdida de reservas a través de canales no autorizados

La «fuga de reservas» ocurre cuando los viajeros reservan vuelos, hoteles o transporte terrestre fuera del programa gestionado. Una de las causas más habituales por las que los clientes acuden a ALTOUR es que su herramienta de reservas no muestra tarifas competitivas ni el inventario regional, por lo que los viajeros buscan en otros sitios.

Esta brecha merma las tarifas hoteleras negociadas y debilita tu posición negociadora a la hora de renovar los contratos. ALTOUR reúne el contenido de GDS, NDC y las conexiones directas con los proveedores en un único proceso de reserva, de modo que los viajeros no tienen ningún motivo para buscar en otro sitio.

Las fugas también resultan especialmente costosas en épocas en las que la capacidad de las aerolíneas es limitada. La previsión de precios señala que la cartera global de pedidos de aviones representa ahora aproximadamente el 60 % de la flota en servicio, lo que genera una presión constante sobre las tarifas en los principales mercados. Cuando los viajeros reservan fuera de los canales gestionados, las empresas pierden visibilidad sobre el inventario preferente y los acuerdos negociados, justo en el momento en que la capacidad es más escasa y los precios suben más rápido.

3. Gastos que no cumplen la política y que se ocultan en los informes de gastos

Los gastos que no cumplen con la política suelen ser, por ejemplo, un gasto adicional de hotel clasificado como «varios» o un recargo por el alquiler de un coche que se reembolsa con una tarjeta personal semanas después. Estas transacciones casi nunca pasan por la TMC.

Estos gastos que no se ajustan a la política de gastos pasan desapercibidos en tu seguimiento de gastos de viaje hasta que se hace la conciliación, a menudo meses después de que se haya incurrido en el gasto. El resultado son unos costes del programa inflados que los informes de cumplimiento pueden pasar por alto.

El ecosistema tecnológico abierto de ALTOUR se puede integrar con tus herramientas de RR. HH., ERP y de gestión de gastos, lo que ayuda a vincular las transacciones con las reservas para que los gastos ocultos salgan a la luz antes.

4. Datos fragmentados en sistemas inconexos

Tu TMC registra las reservas a través de agentes o herramientas de reserva online, tu tarjeta corporativa se encarga de los pagos y tu sistema de gastos gestiona las solicitudes de reembolso. Cada uno de ellos ofrece una visión parcial de la situación.

Cuando esos flujos de datos no están conectados, las fugas se cuelan por los huecos. Una reserva que se cancela y luego se vuelve a hacer directamente con la aerolínea aparece como un pago sin ninguna reserva que coincida. Un viaje en taxi registrado en la categoría «otros» nunca se clasifica como gasto de viaje.

ALTOUR te ayuda a crear un ecosistema tecnológico conectado en torno a tu programa, reuniendo los datos de reservas, pagos y gastos para que tu equipo de finanzas tenga una visión completa de la situación.

5. Escasa aplicación de las normas en el momento de la reserva

Las políticas de viaje funcionan mejor cuando se aplican antes de que se realicen las compras o reservas, y no cuando se detectan a posteriori. Muchas herramientas de reserva muestran las directrices, pero no bloquean las selecciones que no las cumplen al finalizar la compra. Esa laguna hace que las infracciones de las políticas se detecten en la conciliación, y no en el momento del gasto.

Un sistema que muestra primero la opción que cumple con las normas cambia el resultado antes de que se necesite una aprobación. La tecnología de reservas de ALTOUR puede priorizar las opciones según el cumplimiento de las políticas, los programas de fidelización y el precio, haciendo que la opción que cumple con las normas sea la más sencilla. Tu programa mantiene el control y tus viajeros conservan la libertad de elección.

6. Falta de transparencia sobre las tasas adicionales y los extras

Estos son los costes ocultos que suelen pasar desapercibidos: nos referimos a las mejoras de asiento, los recargos por exceso de equipaje, las tarifas de wifi y el acceso a las salas VIP, todo ello añadido después de la reserva inicial. Rara vez se registran a través de la agencia de viajes de empresa (TMC) y, a menudo, solo aparecen en el extracto de la tarjeta corporativa semanas más tarde.

Estos recargos pueden suponer entre un 15 % y un 30 % más que la tarifa base de cualquier viaje. Sin un seguimiento en tiempo real, se van acumulando sin que te des cuenta e inflan los costes por viaje más allá de lo que muestran los informes.

A medida que las empresas se esfuerzan por compensar el aumento del precio de los billetes, las tasas adicionales se han convertido en una parte cada vez más importante del gasto total del viaje. Según las previsiones de la GBTA, los precios medios de los billetes de avión se mantendrán altos hasta 2027, lo que significa que cada cargo por equipaje no registrado, cada mejora de clase o cada tasa por selección de asiento aumenta aún más la diferencia entre los costes presupuestados y el gasto real.

7. Procesos manuales que no se pueden ampliar

Las hojas de cálculo, las cadenas de correo compartidas y las conciliaciones puntuales pueden funcionar cuando tu programa es pequeño. A escala empresarial, con cientos de viajeros repartidos por varias regiones y compañías aéreas, el seguimiento manual se colapsa enseguida.

Los equipos de finanzas dedican horas cada mes a localizar saldos acreedores, cotejar recibos y clasificar gastos. Ese tiempo supone un coste oculto que se suma a la propia fuga de fondos.

Los análisis y los informes basados en IA de ALTOUR reducen el trabajo manual, ya que ayudan a los equipos a detectar antes las anomalías, las posibles fugas y los créditos a punto de caducar.

8. Perturbaciones geopolíticas que obligan a cambiar las reservas a última hora

Las cancelaciones de vuelos, los cierres del espacio aéreo y la inestabilidad regional obligan a hacer cambios imprevistos en los itinerarios. Según una encuesta de la GBTA de abril de 2026, el 79 % de los más de 500 profesionales del sector de los viajes encuestados mencionaron la inestabilidad geopolítica y los conflictos como uno de los principales riesgos relacionados con los viajes.

Cada incidencia genera una cascada de nuevas reservas, cancelaciones y abonos. Si no se hace un seguimiento proactivo, esos abonos se suman a la pila de gastos no recuperados.

Las repercusiones de estas interrupciones en los precios pueden ser importantes. El pronóstico señala que el cierre del estrecho de Ormuz en 2026 será el detonante de la mayor interrupción del suministro de petróleo de la historia, lo que provocará un fuerte aumento de los costes del combustible para aviones y contribuirá al crecimiento previsto de las tarifas aéreas del 4,7 % a nivel mundial en 2026. Aunque los precios del combustible se moderen de cara a 2027, la GBTA advierte de que nuevas perturbaciones geopolíticas siguen siendo uno de los mayores riesgos para los presupuestos de viaje en todo el mundo.

Las funciones de «Duty of Care» de ALTOUR permiten una respuesta más proactiva. AI Shield ofrece supervisión de los riesgos para los viajeros y alertas en tiempo real, mientras que AI Predict ayuda a identificar posibles incidencias con antelación para que los viajeros y los equipos de viajes puedan plantearse opciones alternativas.

Reuniones y eventos: el gasto que no aparece en el balance

Las reuniones y los eventos forman parte del mismo panorama de costes. La GBTA prevé que el coste medio diario por asistente a una reunión suba a 263 dólares en 2026 y a 267 dólares en 2027, y que los presupuestos se vean impulsados al alza por la comida y la bebida, la producción y la mano de obra. Sin embargo, el gasto en eventos suele gestionarse por separado de los viajes, por lo que los vuelos de los asistentes, las reservas de habitaciones de hotel y el transporte terrestre pueden quedar fuera del alcance de tu programa y de los acuerdos negociados. Gestionar conjuntamente los viajes, las reuniones y los eventos ofrece a las organizaciones una visión más clara de su inversión total para reunir a la gente, de qué es lo que está impulsando los costes y de dónde están las oportunidades.

Cómo recuperar el control del presupuesto de viajes de tu empresa

El control de costes en los viajes de empresa no es algo que se solucione de una sola vez. Requiere integrar los datos de reservas, pagos y gastos en una única vista unificada, aplicar las políticas en el momento de la compra y hacer un seguimiento en tiempo real de los créditos y los cargos adicionales.

ALTOUR lo hace posible a través de un ecosistema abierto e inteligente, impulsado por la inteligencia artificial y respaldado por expertos en viajes con décadas de experiencia. Si tu programa está perdiendo visibilidad sobre el destino del gasto, hablar con nuestro equipo es un primer paso práctico para subsanar esas carencias.

Para las organizaciones que también organizan reuniones y eventos, contar con un único socio para ambas cosas amplía esa visibilidad a toda tu inversión en reunir a la gente.

Ponte en contacto con ALTOUR para ver cómo podemos ayudarte a crear un programa de viajes en el que cada dólar sea transparente y se pueda justificar.

Si quieres saber cómo podemos ayudarte, ponte en contacto con nosotros.