Si tu política de viajes de empresa tiene más de 10 páginas. Quizá más de 20. Es muy probable que tus empleados no hayan leído ni una palabra. Un nuevo estudio de GBTA y ALTOUR: The State of Corporate Travel Policies confirma lo que los gestores de viajes llevan años sospechando, y es que las políticas largas no impulsan el cumplimiento. Lo matan silenciosamente.
El estado de la política de viajes de empresa
La mitad de las políticas de viajes de empresa (51%) tienen ahora más de 10 páginas, y casi una cuarta parte (24%) superan las 20 páginas. Sólo el 14% se han acortado en los últimos tres años. Mientras tanto, el 32% de los gestores de viajes afirman que su política se ha vuelto *más estricta* desde 2022. Normas más largas, aplicación más estricta, más páginas: esa es la dirección que estamos viendo en todo el sector.
Esto tiene un problema. En 2004, el adulto medio podía concentrarse en una pantalla durante dos minutos y medio. Hoy, esa cifra es de 47 segundos. Los gestores de viajes con los que hablamos lo saben: nadie se sienta con un café a absorber 20 páginas de normas sobre gastos. La política se hojea, si es que se abre.
Lo que vemos en el cumplimiento
Cuando los compradores de viajes nos cuentan por qué sus empleados se salen de la norma, la razón principal no es la malicia o la pereza. Los datos de GBTA/ALTOUR lo confirman: el 38% de los viajeros no han leído la política o no están familiarizados con ella. No están incumpliendo normas que entienden. Están trabajando sin el mapa.
Vemos que esto ocurre siempre en los mismos lugares. El 35% de los compradores señalan las «reservas fuera de los canales obligatorios» como su mayor quebradero de cabeza en materia de cumplimiento. Otro 28% señala que los empleados se alojan en hoteles fuera de la política. Y cuando la guía del hotel dice «reserva un hotel a un precio razonable», los empleados rellenan ellos mismos los espacios en blanco. Tienen que hacerlo.
Lo que funciona al redactar una política de viajes de empresa
En todos los programas destacan algunas pautas.
Las políticas más sólidas van por delante con los guardarraíles que más importan. Los canales de reserva, los métodos de pago, la clase de servicio, los límites de las tarifas hoteleras… son las normas que realmente determinan el gasto y el riesgo. La especificidad gana. Un «precio razonable» deja demasiado margen. Un límite de tarifa por nivel de ciudad da a los viajeros algo concreto con lo que trabajar. Lo mismo ocurre con la compra anticipada: si es obligatoria, dilo; si es recomendable, dilo también. Los datos muestran que el 53% de los programas recomiendan ahora la compra anticipada en lugar de exigirla, por lo que es importante ser franco sobre a qué te refieres.
También vemos beneficios reales al recortar normas que de todos modos no se aplican. Si una política sigue tratando a Airbnb como contrabando, pero la herramienta de reservas no lo bloquea, esa norma no es más que ruido. Los programas que lo están haciendo bien, o bien prohíben el uso compartido de viviendas propiamente dicho, o bien incorporan las propiedades de estancia prolongada a su programa de hoteles preferentes.
Merece la pena dar espacio a las cosas por las que los empleados realmente preguntan. La clase económica superior está permitida ahora, al menos a veces, en el 64% de los programas. La selección de asiento a cargo de la empresa está permitida en el 52%. El reembolso del Wi-Fi se sitúa en el 70%. Estas son las preguntas que se hacen los viajeros antes de cada viaje, y no deberían estar enterradas en la página 14.
Para los programas multinacionales, la división que suele funcionar es una política global básica con suplementos regionales: la estructura que ya utiliza el 45% de las multinacionales. Es más fácil de mantener, más fácil de navegar para los viajeros y evita la proliferación de 30 páginas por mercado.
El otro cambio que estamos viendo es en el tono. Las políticas que parecen citaciones judiciales son ignoradas. Las que se siguen parecen orientaciones escritas para la persona que las lee a las 9 de la noche en un Premier Inn, no para el abogado que las firmó. Frases cortas. Lenguaje sencillo. «Tú» y «tu».
El hueco de la IA que nadie ha llenado todavía
El hallazgo más sorprendente de todo el informe GBTA/ALTOUR se encuentra en la sección sobre IA. El 64% de los gestores de viajes quieren vídeos generados por IA que conviertan su política en resúmenes breves y atractivos. Sólo el 1% de los programas los ofrecen actualmente.
Es una laguna que nuestros clientes nos han pedido que colmemos, y por eso hemos creado AI Transform. Toma tu política de viajes y la convierte en vídeos avatares de marca, realistas: clips cortos que tus viajeros pueden ver en menos de un minuto. Actualiza una norma de hotel y vuelve a renderizar el vídeo en segundos. Despliégalo en todos los mercados, la traducción instantánea de idiomas se encarga de ello. La incorporación de un nuevo empleado se convierte en tres vídeos de 60 segundos en lugar de un PDF de 22 páginas.
La diferencia de retención es lo que hace que funcione, los estudios demuestran que los espectadores retienen alrededor del 95% del contenido de vídeo frente al 10% del texto. Si la falta de conocimiento de la política es el principal factor de incumplimiento, la solución no es más texto. Lo es un formato diferente.
El sentido de una política de viajes
Un documento de política sólo es útil si cambia el comportamiento. Los programas de viajes que triunfan son los que tratan su política como un reto de comunicación, no de cumplimiento: más breve cuando se puede, más específica cuando se debe, y transmitida a través de canales con los que los viajeros se sientan realmente atraídos.
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